Gestão de Mudanças

Seu plano de comunicação é “informativo” ou “comunicativo”?

Todos podemos concordar que uma comunicação eficaz é crucial para os esforços da Gestão de Mudanças. Na verdade, os profissionais da mudança têm nomeado este contribuinte como um dos principais para o sucesso do projeto ou iniciativa de mudança, há mais de 20 anos, na nossa Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças. Infelizmente, durante tempos de mudanças, as organizacionais muitas vezes desenvolvem planos de comunicação sem respeitar uma estrutura ou perspectiva de Gestão de Mudanças. A Comunicação serve para um propósito importante na Gestão de Projetos e outros processos, mas a comunicação da Gestão de Mudanças é diferente dessas comunicações de maneiras significativas.  

Informar X Comunicar 

Um plano de comunicação que não faz parte de uma abordagem maior de Gestão de Mudanças, geralmente não produzirá resultados positivos ao gerenciar o lado humano da mudança. Em vez disso, esses planos resultam em “planos informativos”, em vez de “planos comunicativos”. A comunicação da Gestão de Mudanças eficaz deve ter como alvo um público específico, compartilhando os motivos de as mudanças estarem acontecendo, abordando as preocupações específicas e encontrando onde o público está no processo de mudança. O tempo, o conteúdo e emissores da mensagem também são importantes durante a mudança. 

O plano de comunicação da Gestão de Mudanças é unicamente eficaz porque:  

  • Ele é parte de um plano maior 

Esses planos são parte de uma robusta e holística abordagem, que inclui um Plano de Gestão de Mudanças maior que traz um conjuntos de planos tal como o Plano do Patrocinador (atividades específicas exigidas aos patrocinadores), Plano de Líderes (como os líderes envolverão suas equipes), Plano de Treinamento (construção do conhecimento e habilidade para as pessoas adotarem a mudança) e o Plano de Comunicação (identificar públicos, desenvolver mensagens chave e determinar a frequência da comunicação, as ferramentas de entregas e os remetentes). 

 

  • Ele é parte de um processo global de Gestão de Mudanças 

Processo 3-Phase da Prosci ocorre em três fases:

Antes de desenvolver o plano de comunicação na Fase 2 – Gerenciar a mudança, você precisa completar a estratégia de trabalho nFase 1 – Preparar a abordagem, avaliando a sua situação atual e definindo como será o estado futuro de sucesso que você quer para seu projeto ou iniciativa. Essa estratégia de trabalho ajuda a evitar erros na criação do seu plano de comunicaçãoO resultado é uma forte consciência da situação e a apreciação dos desafios e riscos específicos do projeto ou iniciativa. 

 

  • Ele constrói a base da mudança individual 

O Prosci ADKAR® Model

descreve os estágios individuais que as pessoas se movem à medida que experimentam as mudanças. Para que as pessoas façam uma transição de sucesso, elas devem ter Awareness (Consciência), Desire (Desejo), Knowledge (Conhecimento), Ability (Habilidade) e Reinforcement (Reforço). As comunicações construídas com base nessa premissa estão alicerçadas no fato de que as mudanças organizacionais só acontecem quando cada pessoa adota e usa as mudanças necessárias em seu dia a dia. 

 

  • Ele é focado no “eles” e não em “nós” 

O plano de comunicação deve se concentrar nas pessoas e equipes impactadas – aqueles que devem adotar e usar a mudança no seu trabalho para tornar o projeto ou iniciativa um resultado. Esta é uma importante distinção. Um plano de comunicação que tenha o foco em “nós” geralmente tem resultados ineficazes de um “plano informativo”. Contudo, quando a Gestão de Mudanças orienta os esforços da comunicação, você deixa de dizer aos colaboradores o que um projeto está fazendo e começa a responder às perguntas e preocupações das pessoas impactadas, colocando o foco “neles”. 

Comunicações com e sem Gestão de Mudanças 

O plano de comunicação da Gestão de Mudanças tem uma intenção, foco, frequência, metodologia e emissores muito específicos. Quando as organizações desenvolvem o plano de comunicação sem Gestão de Mudanças, dificuldades podem surgir em cada uma dessas áreas e podem sabotar o sucesso. 

Intenção 

Com Gestão de Mudanças  Comunicação destinadas a construir consciência e envolver as pessoas no processo. 
Sem Gestão de Mudanças  Comunicação que vem do “nós” e fala para “eles” o que nós estamos fazendo. 

Foco 

Com Gestão de Mudanças  Responde às principais perguntas: 

“Por que a mudança está acontecendo?” 

“O que eu ganho com isso (WIIFM)?” 

“Qual é o risco de não mudar?” 

“Quais são os benefícios organizacionais?” 

Sem Gestão de Mudanças  Detalhes do projeto, detalhes do desenho e atualização do status do progresso. 

Frequência 

Com Gestão de Mudanças  Alta frequência com repetição das principais mensagens. 
Sem Gestão de Mudanças  Definido pelo status do projeto. 

Metodologia 

Com Gestão de Mudanças  Interações presenciais, discussões e uma variedade de meios de comunicação

(sempre comunicações de mão dupla). 

Sem Gestão de Mudanças  Transmissão de mensagens (tipicamente comunicações de mão única). 

Remetentes 

Com Gestão de Mudanças  Patrocinadores e Líderes. 
Sem Gestão de Mudanças  Membros da equipe do projeto e especialistas em comunicação. 

 

Se você está comunicando sem Gestão de Mudanças, este checklist pode te ajudar. Apesar de não substituir uma abordagem holística de Gestão de Mudanças, pode ser útil para alinhar suas comunicações com técnicas eficazes da Gestão de Mudanças.

Pare de informar e comece a comunicar 

Quando as equipes de projeto dizem que já possuem um plano de comunicação para mudanças do projeto, nós frequentemente descobrimos que eles desenvolveram um plano para informar a outras pessoas da organização sobre o trabalho deles, o progresso deles e os planos deles. Mas, “informar planos” geralmente não é garantia do sucesso dos objetivos durante a mudança. Em vez disso, sua comunicação deve estar alinhada com uma estrutura de Gestão de Mudanças de confiança, que ajuda a evitar consequências negativas e preparar sua organização para o sucesso da mudança.  

 

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