O que é o fracasso? Ele pode significar não ter sucesso em alcançar seus objetivos, negligenciar algo ou parar de trabalhar corretamente. Mas o fracasso pode ser medido em relação à metas porque os objetivos são mutáveis. Podemos definir metas com antecedência, mudá-las no meio do percurso ou depois de um fato e ponderar cada elemento de maneira diferente. Essa mutabilidade Pré-hoc, Ad Hoc e Pós-hoc nos permite adaptar as metas do projeto ou iniciativas e alcançar o sucesso.
Falha e sucesso do projeto
Vamos considerar o fracasso nos termos da abordagem “Objectives from Key Results – ou OKR (Eu gosto dos OKRs porque eles têm objetivos e KPIs construídos e são simples de definir). O clássico exemplo de OKR é aquele sobre colocar um homem na lua ao final de uma década. O projeto teve múltiplas falhas e seis acidentes, incluindo a morte de três astronautas a caminho do sucesso. No geral, o objetivo foi alcançado? Sim. Houve falhas ao longo do caminho? Sim. As seis principais falhas ao longo do caminho foram suficientes para considerar o fracasso do projeto? Não. Por que não? Porque o objetivo geral do projeto pesou muito mais que as falhas. O objetivo geral era na verdade mais importante do que a vida humana por causa da guerra fria e outros motivos críticos da época. Este é um caso de decisões Pré-hoc e prioridades relativas. A priorização relativa pode garantir que quase todos os projetos sejam bem-sucedidos.
Isso me fez lembrar a famosa frase da Lewis Carroll, “Se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho o levará até lá”. Muitas vezes o caminho escolhido para definir o sucesso é aquele que funcionou, não os múltiplos caminhos que não deram certo. Nós devemos olhar mais profundamente as taxas de falha dos projetos.
Vamos examinar detalhadamente as sete principais razões pelas quais os projetos ou iniciativas falham na visão da Gestão de Mudanças:
1 Falta definição do projeto ou definição suficiente
Pode parecer surpreendente, mas nós temos que começar com um “por que?” Estabeleça seus OKRs e obtenha o alinhamento usando o exercício “Os 4 P’s da Prosci”. Às vezes isso leva um tempo, mas vale a pena. Pense nas respostas para “Por que estamos fazendo isso?” “Por que estamos fazendo isso agora?” e “O que acontece se não fizermos?”. Nós precisamos de um alinhamento e um foco para isso.
2 Falta de liderança
Muitas vezes os projetos são vistos como “projetos de TI” e são banidos para a Área de TI. Isso não está certo. Projetos de TI são projetos do negócio. Para ter sucesso, precisamos de um patrocinador principal forte sendo ativo e visível, construindo coalização e comunicação. E, para os pares desse patrocinador principal, os líderes de todas as funções do negócio deverão ser ativos e visíveis durante toda a mudança. Isso não pode ser considerado somente como um projeto de TI.
3 Falta de responsabilidade
Isto está relacionado ao número 2, quando os projetos são vistos como projetos de TI e, como resultado, sofrem com a falta de responsabilidade fora do departamento de TI. Mas, novamente, os projetos de TI que impactam as pessoas não são projetos de TI – eles são projetos da organização. E isso significa que precisamos de uma Gestão de Mudanças forte para o sucesso. Não se esqueça que o retorno sobre o investimento vem de três áreas principais: velocidade da adoção, utilização final e proficiência. Isso é tudo sobre adoção. Então temos que fazer as pessoas passarem pelo processo ADKAR para que estes projetos tenham sucesso.
4 Comunicação ineficiente
É claro que, na Gestão de Mudanças, a comunicação é a chave. A diferença número um entre uma comunicação de projeto regular e uma comunicação de Gestão de Mudanças é que você pode identificar a audiência primeiro antes de construir a mensagem. Isso atende aos 05 Princípios da Gestão de Mudanças da Prosci. Mudança organizacional é a soma de pessoas tomando decisões pessoais de engajamento, adoção e uso da mudança ou não.
Isso também me fez lembrar da frase de John Kotter, “Se você não pode comunicar a visão para alguém em cinco minutos ou menos e obter uma reação que signifique entendimento e interesse, você ainda não terminou”.
Além disso, observe algumas das principais descobertas da pesquisa de comunicação da Prosci:
- Você tem que usar diferentes métodos e garantir que a comunicação face a face (no momento, virtual) seja um deles.
- Relembre que um líder imediato dos colaboradores é a melhor pessoa para promover mensagens sobre o que a mudança significa para eles.
- Líderes sêniores devem declarar as razões do negócio para a mudança constantemente. Felizmente, o comunicador tem credibilidade. A mensagem deve ser aberta, transparente e enviada entre cinco e sete vezes.
5 Nenhum plano ou planejamento deficiente
Há uma visão importante de Gestão de Mudanças aqui. Quando é que começamos a obter os benefícios comerciais dos projetos que dependem de pessoas? Bem, a meta é a hora de entrar em operação, então isso significa ter as pessoas na Habilidade no ADKAR Model.
6 Falta de teste do usuário ou falha em ter feedback
Do ponto de vista da Gestão de Mudanças, precisamos estar focados no elemento Desejo do ADKAR Model do usuário final. Minha metáfora é que não importa o quão sofisticado e tecnologicamente avançado seja o carro que está sendo construído, se ninguém adotar e usar quando sair da fábrica, você pode muito bem ter que dar uma bicicleta para todos.
7 Resolução do problema errado
Algumas empresas pensam que estão criando algo para solucionar um problema, mas estão resolvendo o problema errado. Comece definindo o “por que?” no início e mantenha o foco no ADKAR, particularmente no elemento Desejo. O que é que as pessoas da sua organização estão falando para você do problema? O que você precisa resolver?
Do improviso para a mudança
Foi dito que 25% dos projetos falham totalmente, 20% a 50% não apresentam ROI e até 50% precisam de um retrabalho massivo quando concluídos. Mas as racionalizações Pré-Hoc, Ad Hoc e Post-Hoc e voltar a priorizá-las podem ajudar a tornar qualquer projeto um sucesso quando você tiver os elementos certos no seu devido lugar. Como Samuel Beckett disse uma vez: “Sempre tentei. Já falhei. Não importa. Tente novamente. Falhe novamente. Falhe melhor”.
