Como você apresenta a gestão de mudanças para os stakeholders de um projeto que você está apoiando? Alavancar os 4Ps — projeto, propósito, particularidades e pessoas — é uma ótima maneira de ajudar qualquer público a ver a conexão entre gestão de mudanças e alcance de resultados.
O Exercício dos 4Ps é uma atividade que você pode realizar a qualquer hora, em qualquer lugar para iniciar uma discussão sobre gestão de mudanças. Tudo o que você precisa é de uma folha de papel e um projeto ou iniciativa organizacional com o qual seu público se importe.
Use nosso modelo prático como ponto de partida para o exercício dos 4P’s.
CONECTE GESTÃO DE MUDANÇAS AO SUCESSO DO PROJETO
Em vez de iniciar a conversa descrevendo o que é gestão de mudanças, a estrutura dos 4Ps permite que você comece com uma análise simples sobre a natureza da mudança e seu projeto específico para demonstrar porque a gestão de mudanças é fundamental para o sucesso.
O objetivo é demonstrar conexões entre o projeto, os resultados pretendidos e os grupos de colaboradores que serão impactados pelo esforço de mudança, enquanto identifica propositalmente quatro elementos-chave da mudança.
A coisa mais importante que você pode fazer é permitir que seu público faça essa conexão por conta própria. Embora pareça senso comum, o impacto pode ser significativo. Explicar o processo abaixo para líderes de projeto, equipes de projeto, gerentes seniores e patrocinadores de mudanças ajuda a criar o momento “aha!” que não pode ser alcançado simplesmente explicando a importância de gestão de mudanças.
ETAPAS PARA COMPLETAR O EXERCÍCIO DOS 4 P’S
Etapa 1. Criar colunas
O exercício é uma construção simples. Comece criando quatro colunas em uma folha de papel em branco. Se você estiver facilitando este exercício como uma discussão em grupo, você pode usar um quadro branco ou flipchart. Você também pode fazer com que cada pessoa crie suas próprias colunas em uma folha de papel na frente delas.
Etapa 2. Identifique o projeto
Comece fazendo com que seu público rotule a primeira coluna como Nome do projeto. Faça com que seu público escolha um projeto com o qual esteja familiarizado e que seja importante para eles e escreva o nome na primeira coluna. Qual é o projeto no qual estamos pensando? Por exemplo, ERP Global, Otimização da Cadeia de Suprimentos, eBenefits 2.5, Criar PMO, etc.
Etapa 3. Identifique o propósito
Em seguida, rotule a coluna dois como Propósito. Peça que seu público anote os objetivos específicos ou os resultados pretendidos do projeto. Por que estamos fazendo este projeto em primeiro lugar? Qual é o benefício para a organização? Por exemplo, redução de custos, aumento da receita, melhoria das margens, introdução de um novo produto, realocação de estoque, agilidade dos processos de negócios, consolidação de partes da organização, implementação de uma fonte de dados unificada para toda a organização ou implementação de práticas comerciais comuns.
Etapa 4. Identifique as particularidades
Rotule a terceira coluna como Particularidades. Nesta coluna, anote exatamente o que vai mudar na organização, ou seja, os detalhes da mudança. Documente os impactos específicos nos processos de negócios, sistemas, ferramentas, funções de trabalho ou estruturas organizacionais. Trabalhe para realmente descrever o que será diferente no futuro.
Etapa 5. Identifique as pessoas
Faça com que seu público rotule a coluna final Pessoas. Identifique quem na organização terá que mudar a forma como eles trabalham. Quais atividades do dia a dia serão impactadas por este projeto? Quem fará as coisas de forma diferente depois que o projeto for implementado? Responder “todos” não é bom o suficiente. Você precisa ser específico.
Etapa 6. Crie o contexto
As quatro colunas do exercício Projeto-Propósito-Particularidades-Pessoas e, mais importante, o processo de preenchimento de cada coluna, ajudam a criar contexto para o projeto. Ele vincula o projeto ao motivo pelo qual está acontecendo, o que especificamente mudará e quem será afetado pela mudança.
Etapa 7. Faça a conexão
A conexão entre as colunas é a chave. Quando você usa o exercício com uma equipe de projeto, está forçando-os a pensar nos impactos individuais de seu projeto ou iniciativa. Se não gerenciarmos o lado humano da mudança, realmente não importa quais mudanças específicas sejam desenvolvidas (Particularidades), porque elas não serão adotadas de forma eficaz. E se as pessoas não adotarem a mudança e não ajustarem a forma como fazem seu trabalho diário, em última análise, não alcançaremos os benefícios que buscamos no projeto (Propósito). O retorno do investimento não será realizado. O projeto não trará resultados.
Etapa 8. Posicione gestão de mudanças
Depois que seu público entender as conexões, você deseja posicionar gestão de mudanças como a solução. Você pode dizer algo como “Obrigado por me ajudar a entender melhor a iniciativa e os grupos impactados por este esforço. Agora que temos um inventário de quem deve adotar a mudança para que o projeto seja bem-sucedido, posso começar a criar planos de gestão de mudanças e atividades para engajar ativamente esses grupos.”
OS 4 P’S E GESTÃO DE MUDANÇAS
Em uma única folha de papel, este exercício permite que você faça a conexão entre o projeto, os resultados pretendidos, as mudanças técnicas específicas e os indivíduos e grupos que devem adotar a mudança. Ajudar uma equipe de projeto a identificar e inventariar quais colaboradores precisam fazer seu trabalho de maneira diferente é uma âncora importante e um ponto de partida para posicionar gestão de mudanças efetivamente.
Escrito por
Tim Creasey
Tim Creasey é Prosci’s Chief Innovation Officer e líder globalmente reconhecido em Gestão de Mudanças. Seu trabalho forma a base do maior corpo de conhecimento do mundo sobre como gerenciar o lado humano da mudança para entregar resultados organizacionais.
