Gestão de Mudanças

Comece com o destino final em mente

Por que fazemos Gestão de Mudanças? Para construir excelentes planos? Cumprir as melhores práticas nos negócios? Para apaziguar nossa equipe de liderança que decidiu que precisávamos disso?

Não. Aplicamos a Gestão de Mudanças devido ao foco distinto e pontual na realização de benefícios e na obtenção dos resultados desejados da mudança. Ao embarcar em nossas jornadas de Gestão de Mudanças, começamos com o fim em mente. O fim é levar às mudanças bem-sucedidas. O meio é aplicar uma metodologia estruturada para ajudar os colaboradores a adotarem e usarem com eficiência as mudanças que os impactam.

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A Prosci define Gestão de Mudanças como “a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para levar o lado humano da mudança a alcançar o resultado desejado”. Não é por acaso que a frase “alcançar o resultado desejado” completa a definição. Ao enquadrar a Gestão de Mudanças dessa maneira orientada a resultados, superamos a suposição de que a Gestão de Mudanças é apenas o “lado mais suave da mudança”. Ela visa garantir a realização dos benefícios, abordando um dos elementos mais críticos da realização dos benefícios – o lado humano da mudança.

Existe uma conexão crítica entre as pessoas que devem aceitar e participar de uma mudança e a realização dos resultados desejados dessa mudança. Para explicar melhor a conexão, destacamos abaixo dois exemplos de projetos comparáveis ​​com resultados muito diferentes.

SE A GESTÃO DE MUDANÇAS NÃO FOR APLICADA A UM PROJETO

A Organização “A” tentou implementar uma mudança na qual os colaboradores enviavam relatórios de despesas eletronicamente, em vez de usar papel. Os benefícios potenciais para a organização eram grandes: os custos de processamento seriam mais baixos, as taxas de erro diminuiriam e a linha do tempo do rastreamento de despesas seria bastante reduzida.

A equipe do projeto garantiu que o software adequado estivesse instalado e funcionando. Os colaboradores receberam a tarefa de participar do treinamento sobre o novo processo. Após dois meses, apenas metade dos colaboradores entraram no novo sistema de relatórios de despesas e 25% deles enviaram seus relatórios incorretamente. Isso exigia que o escritório de contabilidade refizesse muitos relatórios manualmente. O que deveria ter resultado em mais eficiência acabou sendo menos eficiente. Os objetivos desejados não foram atingidos, o cronograma de implementação teve que ser estendido e o projeto excedeu o orçamento.

SE A GESTÃO DE MUDANÇAS FOR APLICADA EM UM PROJETO

A organização “B” também tentou implementar um sistema semelhante de relatório de despesas eletrônicas.

A equipe do projeto empregou a Gestão de Mudanças desde o início do projeto. Antes de enviar os colaboradores para o treinamento, eles executaram uma campanha de conscientização, compartilhando os motivos da mudança e como isso poderia afetá-los. Enquanto isso, a equipe do projeto e os recursos de Gestão de Mudanças garantiram que todos os principais patrocinadores e gerentes estivessem presentes e empenhados em criar desejo e entusiasmo em torno da mudança e treinar colaboradores que precisavam de mais atenção. A equipe do projeto elaborou uma sessão de treinamento adaptada às necessidades específicas da força de trabalho. Eles trabalharam com gerentes e supervisores para garantir que a proficiência da força de trabalho estivesse alinhada com as taxas e velocidades de adoção necessárias para alcançar os resultados desejados.

Após a implementação da mudança, a equipe do projeto tomou medidas para reforçar novos comportamentos recompensando e reconhecendo publicamente a conformidade, além de solicitar feedback sobre como o novo processo poderia ser aprimorado ainda mais.

CONCLUSÃO: COMEÇANDO COM O FIM EM MENTE

Que benefício um novo processo oferece se ninguém o segue? Qual o benefício que uma nova tecnologia ou sistema cria se ninguém a usa? A implementação de uma solução técnica é apenas parte da equação. Garantir que os colaboradores adotem e usem com proficiência a solução técnica é onde realmente ocorre a realização dos benefícios. Os resultados pretendidos e os resultados da mudança estão inextricavelmente conectados à questão de saber se essa mudança se torna parte de como os colaboradores fazem seu trabalho – o que significa que o Retorno do Investimento de um projeto ou iniciativa está diretamente relacionado à forma como o lado humano da mudança é gerenciado.

Efetividade da Gestão de Mudanças nos objetivos do projeto

Esse relacionamento é confirmado pela análise de correlação abaixo, que mostra quanto mais eficaz é o nosso esforço de Gestão de Mudanças, maior a probabilidade de atingirmos ou excedermos os objetivos do projeto. O ROI da Gestão de Mudanças é, de certa forma, o ROI do projeto ou iniciativa.

Como a mudança individual afeta a mudança organizacional

As organizações mudam por um motivo, seja para ser mais competitivo no mercado, melhorar os processos de negócios, reduzir custos ou tudo o que precede. Mudança organizacional requer mudança individual. Se os indivíduos não adotarem e se tornarem proficientes com a mudança necessária, os benefícios não serão alcançados.

A Gestão de Mudanças é uma estrutura facilitadora para gerenciar esses indivíduos por meio de mudanças. Portanto, aplicamos a Gestão de Mudanças para ser mais competitivo no mercado, melhorar os processos de negócios, reduzir custos ou tudo o que precede. Em outras palavras, aplicamos a Gestão de Mudanças para otimizar o que a organização pode alcançar com a mudança.

Começando com o fim (realização dos benefícios) em mente, a aplicação da Gestão de Mudanças garante que a maioria da força de trabalho afetada pela mudança abrace, adote e use a mudança necessária, o que, por sua vez, resulta na realização do benefício organizacional desejado. Nessa perspectiva, vemos como a aplicação da Gestão de Mudanças tem um efeito positivo sobre os colaboradores impactados pela mudança, além de um aumento no retorno do investimento ao cumprir os objetivos do projeto, terminando no prazo e dentro do orçamento.

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