Existem várias considerações que você deve ter para se preparar para mudanças e criar uma estratégia de Gestão de Mudanças. São elas :
- Identificação das características da mudança;
- Análise de impacto da mudança;
- Avaliação da organização;
- Avaliação dos riscos do projeto;
- Identificar táticas especiais;
- Apresentar a estratégia.
1. Identificar as características da mudança
Toda mudança na sua empresa será única. Como resultado da magnitude das atividades da Gestão de Mudanças, o patrocínio necessário e a estrutura geral do seu time são aspectos também únicos – isso porque são personalizados para aquele caso específico. E entender a mudança identificando suas características, seu tamanho e sua relevância é o primeiro passo para desenvolver uma estratégia de Gestão de Mudanças de alto nível.
Quando você estiver nesse momento de identificação das características da mudança, tenha certeza de incluir os seguintes aspectos:
- O escopo da mudança;
- Número de pessoas e de grupos impactados;
- Tipo de mudança;
- Quantidade de mudança.
Cada um dos fatores acima vai influenciar a sua estratégia e ditar o quanto de Gestão de Mudanças você vai precisar. E realmente tudo, desde o modelo de patrocínio até os recursos necessários para gerenciar a mudança, é afetado pelos fatores listados acima.
Assim que tiver feito o levantamento desses fatores, uma avaliação das características da mudança vai ajudá-lo a resumir seus resultados e pode ser usado para personalizar a sua estratégia e suas atividades.
2. Análise de impacto da mudança
Em muitos casos a mudança causa um impacto diferente para cada grupo. Alguns vão sentir um grande impacto, enquanto outros não sentirão quase nada. Cada grupo dentro da sua empresa é único e vai enfrentar desafios únicos que vão exigir de você táticas especiais. Quando estiver preparando a sua estratégia, compreenda muito bem os seguintes pontos:
- Quanto e qual tipo de mudança será sentida pelos diferentes grupos impactados;
- Quantos empregados tem em cada grupo;
- Quais são as barreiras organizacionais únicas para cada grupo.
Sem essa visão dos impactos por grupo, o seu plano de Gestão de Mudanças será genérico e, portanto, não direcionado nem incisivo com relação ao que cada grupo precisa. Essa análise de impacto é carregada por todas as etapas da Gestão de Mudanças e permite que seja feita uma personalização do plano de comunicação, do plano de sponsor, do plano de treinamento, plano de coaching e do plano de gestão da resistência.
3. Avaliação da organização
Você deve considerar os atributos da organização que está passando pela mudança quando estiver criando a sua estratégia. Algumas já estão prontas, dispostas e abertas à mudanças, enquanto outras se mostram resistentes. A avaliação desses atributos é o nosso terceiro ponto a ser levado em conta para que seja possível elaborar uma estratégia de Gestão de Mudanças de alto nível.
Quando o assunto é a organização, é importante conhecer os seus seguintes atributos:
Sistemas de valor e cultura organizacional (adaptabilidade à mudança)
Os sistemas de valor e a cultura organizacional desempenham um papel valioso em como a empresa reage às mudanças. Levando isso em consideração, você pode prever certas reações e se planejar previamente para lidar mais facilmente com elas. Certos sistemas de valor serão extremamente resistentes, o que fará com que o seu trabalho seja um pouco mais árduo aqui.
É importante entender os sistemas de valor e a cultura organizacional para que você não tire conclusões precipitadas sobre as resistências e os comportamentos individuais. Por exemplo, se uma empresa é resistente à mudança e você observa indivíduos também resistindo, então o primeiro passo será enfrentar o grupo como um todo.
Por outro lado, se você está lidando com uma empresa muito adaptável e encontra indivíduos resistentes, então o ideal aqui é tratar diretamente os indivíduos utilizando as estratégias de Gestão de Mudanças individual (Conheça o Prosci ADKAR Model).
Para mudanças que impactam mais de um grupo ou departamento, é possível que cada grupo tenha um resultado final da avaliação organizacional diferente.
Capacidade de mudança (qual quantidade de mudanças a organização consegue absorver)
Organizações têm uma capacidade máxima para mudanças. Se a sua já está vivenciando uma carga alta, implementar outra neste momento pode se tornar um desafio indesejável.
Por outro lado, se estiverem sendo implementadas mudanças de menor escala ou mesmo se não houver nenhuma, a aceitação de um novo projeto vai ser maior, e posteriormente o processo de Gestão de Mudanças vai ser mais focado e direto.
Estilos de liderança e distribuição de poder
Os estilos de liderança desempenham um papel importante no planejamento da Gestão de Mudanças. Uma vez que o suporte do patrocínio e da gestão é um fator crítico, é extremamente importante que você tome o tempo necessário para avaliar os estilos de liderança e a distribuição de poder na sua organização.
Os casos em que a liderança e o controle são centralizados em um único indivíduo (como um CEO ou um gerente executivo) resultam em um modelo mais simples de patrocínio. Em contrapartida, quando a autoridade e a tomada de decisão estão dispersos na organização, ganhar suporte e consenso para a mudança se torna algo mais complicado. Além disso, pode ser que o patrocínio venha de múltiplos líderes empoderados que podem não concordar com o rumo proposto pela mudança.
É importante saber onde a verdadeira liderança, direção e tomada de decisão estão na empresa. Sem este entendimento, as suas atividades podem apontar para as pessoas erradas.
Resíduos de mudanças passadas (falhas passadas podem criar “bagagem”)
Mudanças anteriores podem criar um efeito residual que pode tanto ajudar quanto dificultar o trabalho da Gestão de Mudanças. Se essa contribuição for positiva, certamente é porque:
- As mudanças passadas tiveram sucesso.
- Os empregados e gerentes foram bem informados nas mudanças passadas e essas foram gerenciadas adequadamente.
- Os patrocinadores executivos eram participantes ativos durante o processo de mudança.
- A resistência foi confrontada e resolvida rapidamente.
- Quando necessário, empregados ou gerentes que não adotariam a mudança foram desligados.
Por outro lado, se a contribuição for negativa, é possível atribuir aos seguintes aspectos:
- Projetos de mudanças falharam repetidamente.
- Empregados e gerentes foram surpreendidos pela mudança.
- Suporte dos executivos foi fraco e ineficiente.
- Os empregados e gerentes resistiram à mudança por tempo o suficiente para suprimi-las.
- Os empregados ou gerentes podiam bloquear ou sabotar a mudança sem consequências.
Predisposição da gestão intermediária para mudar
Em muitas organizações existem gerentes intermediários que têm um alto grau de controle de seus pares e de seus liderados. Eles são fortes líderes ou temidos por seus empregados. Estes líderes intermediários vão desempenhar um papel muito significante no processo de mudança.
Durante a mudança, esses gerentes podem assumir inúmeros papéis que podem atuar de maneira favorável ou desfavorável para o time de Gestão de Mudanças. Essas opções incluem:
- Advogado – atuarão a favor da mudança e ajudarão na implementação.
- Neutralizador – neutralizarão as mensagens dos patrocinadores executivos e do time de Gestão de Mudanças (As mensagens para seus empregados são adaptadas às suas próprias agendas).
- Renegado – serão imprevisíveis, às vezes aparecem apoiando a mudança e por outras a enfraquecendo em seus pontos principais.
- Vilão – irão deliberadamente e proativamente sabotar a mudança aproveitando o poder e autoridade de seu cargo através de uma comunicação informal com seus pares e executivos.
Cada um dos fatores acima vai influenciar a sua estratégia de Gestão de Mudanças e ditar o quão receptiva a sua organização vai ser. E realmente tudo, desde o modelo de patrocínio até os recursos necessários para gerenciar a mudança, é afetado pelos fatores listados acima. Assim que tiver feito o levantamento desses fatores, uma avaliação de prontidão da organização vai ajudá-lo a capturar e resumir seus resultados e, juntamente com a avaliação das características da mudança, pode ser usada para personalizar a sua estratégia e suas atividades. Com isso você poderá determinar se o risco da sua mudança é baixo, médio ou alto.
Avaliação dos riscos do projeto
Cada projeto de mudança tem atributos diferentes e consequentemente tem riscos diferentes. O risco do projeto é uma função dos atributos organizacionais e das características da mudança. O gráfico abaixo mostra o espectro das características da mudança no eixo X e os atributos organizacionais no eixo Y. A sua localização no quadrante vai ser determinada pelas avaliações de características da mudança e de atributos organizacionais mencionadas no item anterior.
Os resultados das avaliações permitem que você determine em qual quadrante está do diagrama acima. Avaliações completas podem ser encontradas nos produtos da metodologia de gestão de mudanças da Prosci. Você deve apresentar essa avaliação de riscos ao seu patrocinador primário e usar essa informação para determinar se será necessário empregar táticas especiais de Gestão de Mudanças.
5. Identificar táticas especiais
Táticas especiais podem ser exigidas para a sua estratégia de Gestão de Mudanças dependendo da sua empresa e da mudança. Pode ser que você identifique circunstâncias especiais ou até possíveis resistências antes mesmo do programa começar.
Algumas áreas para se discutir com relação às táticas especiais incluem:
Pontos de resistência
- Você é capaz de antecipar algum ponto específico de resistência antes da mudança começar?
- Existem gerentes ou supervisores envolvidos em uma história de resistência?
- Existem empregados que podem representar uma resistência significativa?
- Algum grupo será mais resistente à mudança do que outros?
Passos especiais
- O tipo de mudança requer considerações especiais?
- Os atributos particulares da sua organização requerem atenção especial?
- Grupos distintos serão movidos através da mudança em momentos diferentes?
- Com quantos públicos diferentes o time de Gestão de Mudanças vai trabalhar?
6. Apresentar a estratégia
Reúna todas as avaliações e informações que você compilou dos pontos-chave anteriores para se preparar para a mudança e os combine para formar uma estratégia. Prepare uma apresentação para o time de projetos e para o patrocinador com a intenção de gerar suporte para a sua estratégia composta pelos seguintes elementos:
- Resultados da avaliação das características da mudança
Toda mudança na sua empresa será única. Como resultado da magnitude das atividades da Gestão de Mudanças, o patrocínio necessário e a estrutura geral do seu time são aspectos também únicos – isso porque são personalizados para aquele caso específico. Entender a mudança identificando suas características, seu tamanho e sua relevância é o primeiro passo para desenvolver uma estratégia de Gestão de Mudanças de alto nível.
- Resultados da avaliação dos atributos organizacionais
Você deve considerar os atributos da organização que está passando pela mudança quando estiver criando a sua estratégia. Algumas já estão prontas, dispostas e abertas às mudanças, enquanto outras se mostram resistentes. A avaliação desses atributos é crucial para que seja possível elaborar uma estratégia de alto nível.
- Time proposto para a Gestão de Mudanças (estrutura e tamanho)
Baseado na sua análise dos resultados encontrados nas avaliações feitas, você deve ter agora uma ideia geral do que será necessário de recursos para colocar a mudança em prática. Você tem várias opções para estruturar a sua equipe, abrangendo algo mais simples como apenas um recurso dedicando apenas parte de seu tempo para a Gestão de Mudanças, como também pode exigir um time inteiro focado full-time no projeto. O time de Gestão de Mudanças deve ser estabelecido de acordo com as necessidades da sua mudança única.
- Modelo proposto de patrocínio e sua avaliação
Assim como a estrutura do seu time, o modelo do seu patrocinador deve refletir as características específicas da sua mudança e os atributos da sua organização. Patrocínio é um assunto constantemente citado (veja o Relatório de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças) como um fator decisivo para atingir o sucesso nas iniciativas pela mudança.
Os projetos com patrocinadores presentes, fortes e ativos são mais bem sucedidos. Portanto, tenha em mente que a falta de patrocínio adequado pode levar o projeto ao insucesso.
No momento da seleção de um modelo apropriado de patrocínio, lembre-se de que quanto maior for a sua pontuação na avaliação de características da mudança e na avaliação de atributos organizacionais, maior é a sua necessidade por um patrocínio sólido e coerente. Afinal de contas, isso significa que a sua empresa tem um grau elevado de resistência e que a sua mudança tem um grau elevado de complexidade.
Uma vez que você tenha selecionado o seu modelo de patrocinador, é importante determinar se os gerentes que você identificou como patrocinadores críticos atualmente se posicionam a favor ou contrários à mudança. Além disso, determine a competência de patrocínio para cada um deles. Se você tem interesse por mais informações para lhe ajudar a determinar qual estrutura de equipe ou modelo de patrocinador são mais adequados para a sua mudança e para a sua organização, saiba mais em nossa Certificação em Gestão de Mudanças.
- Avaliação de riscos
Cada projeto de mudança tem seus diferentes atributos e consequentemente diferentes fatores de risco. O risco do projeto é uma função dos atributos organizacionais e das características da mudança.
- Recomendações para táticas especiais
Táticas especiais podem ser exigidas para a sua estratégia de Gestão de Mudanças dependendo da sua empresa e da mudança a ocorrer. Pode ser que você identifique circunstâncias especiais ou até possíveis resistências antes mesmo do programa começar.
- Próximos passos
Após definir e criar a sua estratégia, o próximo passo é preparar o time de Gestão de Mudanças, elaborar o diagrama de avaliação de patrocínio e desenvolver o modelo de patrocínio. Os seis pontos-chave apresentados para preparar a sua organização para a mudança irá lhe ajudar a desenvolver os melhores e mais eficientes planos de Gestão de Mudanças, abordando todos os aspectos da gestão: patrocínio, comunicações, coaching, treinamento e resistência. Modelos, avaliações e instruções para melhor aplicá-los na sua realidade podem ser encontrados na Certificação em Gestão de Mudanças da Prosci.
