Um business case mostra o raciocínio para iniciar um projeto ou iniciativa e ajuda a convencer um tomador de decisão. O business case é um documento formal, bem estruturado, que conta a história de uma iniciativa desde o começo (qual o problema ou situação desencadeou a necessidade) até o final (qual o benefício, valor ou retorno é esperado). Os business cases geralmente são escritos no nível do projeto ou da iniciativa, como forma de garantir o patrocínio e o comprometimento. Qual o valor do business Case de Gestão de Mudanças?
Valor do Business Case para a Gestão de Mudanças
O business case é um veículo poderoso para apresentar a lógica e a abordagem da Gestão de Mudanças, pois ajuda a resolver algumas das objeções ou desafios mais comuns. Em um webinar sobre o assunto, os participantes comentaram sobre os desafios ou objeções mais comumente enfrentados pela Gestão de Mudanças. Abaixo estão as principais respostas:
Criar um business case para Gestão de Mudanças trabalhará diretamente esses desafios e objeções comuns nas organizações.
Fundação do Business Case de Gestão de Mudanças
Vamos começar com a definição de um business case de Gestão de Mudanças. O objetivo é criar o raciocínio para iniciar um projeto ou iniciativa e convencer um tomador de decisão. Para isso, você precisará responder a quatro perguntas-chave:
1. O que é o projeto ou iniciativa?
Um business case propõe um projeto ou iniciativa específica. No seu caso, o seu projeto ou iniciativa é aplicar uma abordagem de Gestão de Mudanças estruturada em um projeto ou iniciativa existente.
2. O que é o racional?
Um business case apresenta o racional e a justificativa para iniciar o projeto ou a iniciativa. Para o caso de Gestão de Mudanças, o racional é que a realização do benefício final, a criação de valor e a obtenção de resultados para o projeto ou a iniciativa estão diretamente ligados ao gerenciamento do lado humano da mudança.
3. Quem estamos tentando convencer?
Os públicos de um business case são os tomadores de decisão em relação a orçamento e apoio. Para o caso da Gestão de Mudanças, seus prováveis públicos-alvo são executivos, líderes e gerentes de projetos.
4. Qual é a ação que precisamos?
Um business case é frequentemente usado para garantir um nível de comprometimento e financiamento para o projeto ou tarefa. As ações que você precisa no caso de Gestão de Mudanças são:
- Um compromisso de aplicar a Gestão de Mudanças no projeto ou iniciativa;
- Os recursos e o orçamento para aplicar a Gestão de Mudanças.
Embora o business case seja uma ferramenta comum quando relacionado a projetos e iniciativas, poucos profissionais de Gestão de Mudanças adotaram formalmente. No nosso webinar, apenas 22% dos participantes fizeram um business case.
Seções do Business Case
O business case conta a história completa do projeto ou iniciativa proposta. Para Gestão de Mudanças, na abordagem da Prosci, existem oito seções:
Sumário executivo
Faça uma apresentação sucinta e concisa de informações vitais. Esta seção resume sua história. Por exemplo, “Estamos realizando um grande projeto que tem um impacto significativo para nossas pessoas e a forma que fazem o seu trabalho. A proposta é aplicar a Gestão de Mudanças no projeto para que os resultados e objetivos pretendidos sejam alcançados. ”
Avaliação Situacional e Declaração do Problema
Conecte diretamente os objetivos, os resultados, o valor e benefício da realização do lado humano da mudança. A avaliação situacional e a descrição do problema não mencionam diretamente a Gestão de Mudanças, mas, ao contrário, mostram dependências.
Descrição do Projeto ou Iniciativa
Apresentar a descrição, o escopo e os objetivos do projeto ou iniciativa. Nesse caso, o projeto está aplicando a Gestão de Mudanças. Ao definir concretamente a tarefa de aplicar a Gestão de Mudanças, você dá ao leitor a confiança de que abordará a situação efetivamente apresentada.
Descrição da Solução
Resuma sua solução de aplicar a Gestão de Mudanças e apresentar marcos, fluxos de trabalho e medições. Ao usar artefatos familiares aos líderes do projeto, como marcos e fluxos de trabalho, você torna a Gestão de Mudanças mais tangível e menos confusa.
Análise de custo-benefício
Apresentar claramente os custos e os benefícios esperados da aplicação da Gestão de Mudanças. A seção de benefícios deve se concentrar na entrega dos objetivos e resultados do projeto e pode incluir os que obtemos ao aplicar a Gestão de Mudanças e o que pode acontecer se não aplicarmos.
Cronograma de Implementação
Solidifique a abordagem estruturada e crie credibilidade mapeando os marcos da Gestão de Mudanças em relação aos do projeto ou iniciativa existente, como kickoff e go-live.
Pressupostos Críticos e Avaliação de Risco
Apresentar uma análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades, ameaças) e dependências para aplicar a Gestão de Mudanças.
Conclusões e Recomendações
Articule claramente o “pedido” (recursos, orçamento, autorização, apoio, etc.). Isso cria confiança de que sua solução resolve a situação apresentada.
Vantagens de um business case de Gestão de Mudanças
O business case é um veículo poderoso para apresentar a lógica e a abordagem da Gestão de Mudanças, porque ajuda a resolver algumas das objeções ou desafios mais comuns.
Demonstra a aplicação da Gestão de Mudanças em um projeto ou iniciativa
As seções de descrição do projeto e da solução do business case de Gestão de Mudanças apresentam, em termos reais e concretos, o que significa aplicar a disciplina no projeto, incluindo descrição geral, escopo, objetivos, fluxos de trabalho e marcos.
Valor da Gestão de Mudanças
A seção de avaliação situacional e de declaração de problemas do business case de Gestão de Mudanças, conecta diretamente os objetivos e os resultados. Sem mencionar a Gestão de Mudanças, essa seção é uma maneira de mostrar como os benefícios do projeto dependem da adoção final da solução pelas pessoas afetadas.
Seriedade da Gestão de Mudanças
Usando um business case, estamos tirando a percepção da Gestão de Mudanças como suave e intangível. Ao apresentar sua abordagem e lógica de “lado humano da mudança” formalmente, você ganha credibilidade e mostra que é um participante sério na execução do projeto.
Gestão de Mudanças torna-se familiar
Um business case é familiar para os executivos e líderes de projeto. Assim como escopo, objetivos, fluxos de trabalho e marcos. Ao contar a história da Gestão de Mudanças em um formato familiar, gerenciar o lado humano da mudança parece com o que eles estão acostumados a ver no ambiente do projeto.
Existem inúmeras maneiras de contar a história da Gestão de Mudanças. Um business case é apenas um, mas devido à sua formalidade, estrutura e familiaridade, pode ser uma ferramenta muito eficaz para obter apoio, compromisso, autorização e orçamento. Apresentar business case formalmente pode trazer a credibilidade necessária para fazer a diferença no projeto.
