Gestão de Mudanças

Melhores práticas em Gestão de Mudanças

A Prosci pesquisou as melhores práticas em gestão de mudanças por vinte anos e em cada edição, perguntamos:

“Qual foi o maior contribuidor para o sucesso do seu programa de Gestão de Mudanças?”

Consistentemente, as respostas dos participantes apontam para sete fatores. Abaixo estão as melhores práticas em Gestão de Mudanças, de acordo com mais de 6.000 praticantes da área nos últimos vinte anos.

Sete Melhores Práticas de Gestão de Mudanças

  1. Ter um patrocinador ativo e visível;
  2. Ter recursos de Gestão de Mudanças dedicados;
  3. Usar uma abordagem de Gestão de Mudanças estruturada;
  4. Envolver os colaboradores e incentivar a participação;
  5. Comunicar abertamente e com frequência;
  6. Integrar e interagir com o gerenciamento de projetos;
  7. Relacionar com líderes intermediários.

Os participantes da pesquisa que identificaram esses contribuidores foram profissionais experientes em Gestão de Mudanças, líderes de projetos, executivos e consultores. Mais de 70% dos participantes tiveram mais de quatro anos de envolvimento na aplicação da Gestão de Mudanças e quase um terço teve mais de doze anos.

1. Ter um patrocinador ativo e visível

Um patrocinador que está ativo na organização por meio de mudanças e participa visivelmente durante a transição é o maior indicador de sucesso. A importância do patrocínio foi citada 30% a mais do que o próximo contribuinte para o sucesso da mudança. Os participantes usaram consistentemente as palavras-chave “ativo e visível” para descrever. O patrocínio “ativo e visível” significa que o patrocinador:

  • Apoia a mudança, dando atenção consistente à transição e à necessidade de Gestão de Mudanças;
  • Defende a mudança liderando e motivando as outras pessoas na organização;
  • Toma decisões efetivas e influentes sobre a mudança, incluindo o alinhamento de prioridades com outros executivos da organização;
  • Mantém a comunicação direta com as equipes de gerenciamento de projetos e Gestão de Mudanças e está acessível durante a mudança.

O gráfico abaixo mostra que, com um patrocínio extremamente eficaz, os projetos tinham quase três vezes mais chances de atingir ou exceder os objetivos do que os que possuem patrocínio muito ineficaz.

Se você não tem certeza de como ajudar seu patrocinador a se tornar ativo e visível – ou se você é um patrocinador e não tem certeza do que significa “ativo e visível” – leia este artigo sobre o papel do patrocinador.

2. Ter recursos de Gestão de Mudanças

Seu projeto precisa de recursos dedicados e orçamento próprio para realizar o trabalho de Gestão de Mudanças. Isso significa acesso a:

  • Orçamento adequado;
  • Recursos dedicados com experiência em Gestão de Mudanças;
  • Uma equipe ou comunidade de indivíduos flexíveis, ambiciosos, decisivos e colaborativos.

Um participante da pesquisa forneceu este comentário: “Se não é o trabalho de alguém, então não é trabalho de ninguém.” Para perceber os benefícios da Gestão de Mudanças, alguém deve ser responsável por ela e ter independência e acesso ao orçamento. Os dados revelaram uma correlação positiva e significativa entre ter um recurso dedicado (pessoa) e a eficácia geral da Gestão de Mudanças. Os participantes que tinham recursos dedicados eram significativamente mais propensos a ter uma boa ou excelente eficácia na Festão de Mudanças do que aqueles sem.

3. Usar uma abordagem de Gestão de Mudanças estruturada

Uma abordagem intencional e definida para gerenciar mudanças, fornece a estrutura necessária para permanecer no caminho certo. Garante que o tempo é gasto em atividades significativas e permite espaço para identificar e solucionar os problemas ao longo do ciclo de vida do projeto. O uso de uma abordagem formal também torna os processos repetíveis para uma aplicação consistente de Gestão de Mudanças em mais iniciativas em toda a organização. Palavras-chaves que surgiram quando os participantes da pesquisa descreveram esta prática:

  • Estabelecido;
  • Customizável;
  • Escalável;
  • Fácil de implementar através de múltiplas alterações;
  • Fácil de aplicar em todas as fases do projeto.

Como as organizações usaram uma abordagem estruturada foi bastante variado. Setenta e nove por cento usaram uma metodologia de Gestão de Mudanças para orientação global, enquanto 48% usaram como um check-list de atividades e 39% usaram para monitorar o progresso (os participantes puderam selecionar múltiplas respostas, resultando em um total de mais de 100%). Mais uma vez, a pesquisa revelou o quanto a aplicação de uma abordagem estruturada contribuiu para o sucesso. Os participantes que aplicaram uma abordagem estruturada tinham 33% mais probabilidade de experimentar uma boa ou excelente eficácia na Gestão de Mudanças do que aqueles sem uma metodologia.

4. Envolver os colaboradores e incentivar a participação

A razão pela qual aplicamos a Gestão de Mudanças é orientar a adoção e o uso das pessoas, o que, por sua vez, gera resultados organizacionais. Devido a esse objetivo, fica claro por que o envolvimento e a participação dos colaboradores foram identificados como um dos principais contribuintes para o sucesso. Táticas para aumentar o engajamento na mudança incluem:

  • Informar “o que dessa mudança é para mim?”;
  • Identificar e construir relacionamentos com grupos impactados;
  • Garantir que os grupos impactados recebam o nível apropriado de treinamento.

O objetivo desses esforços é criar uma base de colaboradores que demonstre disposição para participar da mudança e colaborar com as pessoas que a administram.

O Reforço é uma etapa crítica no processo de Gestão de Mudanças. Como as organizações estão muito saturadas de mudanças, essa etapa é frequentemente negligenciada à medida que os profissionais manipulam o gerenciamento. Abordar inadequadamente as atividades de reforço e sustentação tem um impacto negativo no resultado geral da mudança. Os participantes da pesquisa que planejaram atividades de reforço foram 12% mais propensos a alcançar os objetivos do projeto do que aqueles que não o fizeram.

5. Comunicar abertamente e com frequência

Profissionais de Gestão de Mudanças frequentemente lutam contra o equívoco de que a disciplina é “apenas comunicação”. Embora seja muito mais do que isso, as comunicações eficazes são críticas para ter sucesso com a mudança. Além da frequência, os participantes da pesquisa citaram esses fatores como importantes para o sucesso:

  • Constância;
  • Consistência;
  • Transparência;
  • Utilização de vários canais.

Além disso, os participantes identificaram tópicos importantes para se comunicar, como por que a mudança estava ocorrendo, expectativas, perspectivas de planos de longo prazo, como a mudança afetaria os colaboradores e impulsionadores essenciais do negócio.

6. Integrar e interagir com o gerenciamento de projetos

A pesquisa da Prosci ressaltou a tendência comum de integrar o trabalho de Gestão de Mudanças com as atividades de gerenciamento de projetos. Essas disciplinas complementares, naturalmente se cruzam ao longo da vida de uma iniciativa. No último estudo, 75% dos participantes integraram o trabalho de gerenciamento de projetos e o trabalho de Gestão de Mudanças em algum grau. Quando eles identificaram isso como um dos principais contribuidores para o sucesso, deram exemplos de como conseguiram a integração:

  • Adicionar atividades de Gestão de Mudanças ao plano do projeto;
  • Trabalhar em colaboração com a equipe do projeto;
  • Alinhar planos de mudança com planos de projeto;
  • Combinar ou atribuir responsabilidades e funções;
  • Fornecer treinamento em Gestão de Mudanças para a equipe do projeto.

Cada vez mais, organizações estão percebendo o valor de integrar o gerenciamento de projetos e a Gestão de Mudanças. Os participantes que integraram essas duas disciplinas tinham 16% mais chances de atingir ou exceder os objetivos do projeto do que aqueles que não se integravam.

7. Relacionar com líderes intermediários

Os líderes intermediários podem se tornar os maiores aliados de um profissional de Gestão de Mudança porque estão mais próximos das pessoas afetadas pela mudança. Os participantes explicaram este contribuidor principal como:

  • Enfatizar a comunicação sobre a mudança e os papéis dos líderes na mudança;
  • Realizar de reuniões individuais, de equipe e sessões de alinhamento;
  • Focar na conscientização, incluindo como a mudança irá afetá-los, as razões do negócio para a mudança e a necessidade de Gestão de Mudanças;
  • Fornecer materiais, ferramentas e suporte que ajudarão os líderes a entender e transitar na mudança;
  • Engajar e envolver os líderes durante as fases iniciais da mudança e durante todo o ciclo de vida do projeto.

Os líderes intermediários foram revelados como o grupo mais resistente na pesquisa da Prosci, com 43% dos participantes. Os participantes acreditavam que a maioria da resistência experimentada pelos líderes intermediários poderia ter sido evitada. Ao abordar completamente esse grupo no plano de mudança, a resistência pode ser mitigada e a mudança impulsionada.

Conclusão

A Prosci produziu dez Pesquisas de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças ao longo dos últimos vinte anos, a compilação de dados de mais de 6.000 líderes de mudanças em 85 países. Use estas práticas para:  

  • Iniciar o seu trabalho de Gestão de Mudanças com as coisas mais importantes;
  • Avaliar sua abordagem atual;
  • Intencionalmente incorporar as melhores práticas em seu trabalho diário.

A disciplina de Gestão de Mudanças ainda está crescendo e as melhores práticas mudaram ao longo dos anos. Ao considerar e implementar as melhores práticas listadas aqui, você (e sua organização) podem continuar a crescer e a aprender com a disciplina.

 

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