Gestão de Mudanças

Se você está apenas começando a implementar a Gestão de Mudanças em alguma iniciativa, lembre-se de que, para muitas pessoas que participam desta iniciativa, a aplicação eficaz dos princípios e ferramentas da Gestão de Mudanças é uma mudança para elas. Veja alguns exemplos:

• Um executivo recém-promovido que participou de mudanças, mas nunca cumpriu o papel de um patrocinador de mudanças;
• A equipe de projetos possui habilidades em metodologias e ferramentas de gestão de projetos, mas não estão familiarizados com à Gestão de Mudanças;
• Líderes intermediários sendo transferidos para uma equipe de Gestão de Mudanças para compartilhar insights e informações de sua área específica, mas que não tem conhecimento à conceitos ou ferramentas de Gestão de Mudanças.

Cada um desses indivíduos está passando por uma mudança – a mudança na aplicação de uma gestão de mudanças eficaz. Como eles estão passando pela mudança como indivíduos, podemos usar o Modelo ADKAR para examinar as principais etapas, mensagens e informações necessárias para alcançar com êxito a equipe de gestão de mudanças através da mudança individual (lembre-se, aplicar a gestão de mudanças eficaz é a mudança que estamos falando aqui). O Modelo ADKAR é um modelo individual de Gestão de Mudanças caracterizado por cinco fases:

• Consciência da necessidade da mudança;
• Desejo para apoiar a mudança;
• Conhecimento sobre como mudar;
• Habilidade para demonstrar competências e comportamentos;
• Reforço para sustentar a mudança.

Aplicando o ADKAR à equipe de Gestão de Mudanças

Abaixo está uma série de perguntas e alguns pontos de discussão relacionados a cada fase do Modelo ADKAR, no que se refere à mudança como a aplicação da gestão de mudanças eficaz. Você terá acesso a links para recursos que darão mais detalhes e profundidade à pontos específicos.

CONSCIÊNCIA DA NECESSIDADE DE APLICAR A GESTÃO DE MUDANÇAS EFICAZ

• Por que a Gestão de Mudanças é necessária e porque agora?
• O que há de errado com a maneira como estamos implementando mudanças hoje?
• O que acontecerá se não usarmos a Gestão de Mudanças?

Quando um executivo solicita que suas equipes apliquem a Gestão de Mudanças, o primeiro passo que ele deve ter é tornar concreta a necessidade de Gestão de Mudanças. Quando alguém é convidado a mudar a maneira como faz as coisas (por exemplo, aplicar a Gestão de Mudanças na sua próxima iniciativa), geralmente a primeira resposta é: “Por quê?”. Várias mensagens e sugestões importantes para conscientizar incluem:

• Destaque falhas ou problemas de transição na organização em que a Gestão de Mudanças não foi efetivamente aplicada.
  • Isso cria um ponto de referência comum para sua equipe, para que as mensagens a seguir tenham mais impacto. Fale sobre os impactos dessas mudanças passadas e quais etapas principais foram perdidas.
• Forneça exemplos concretos dos riscos da mudança mal gerenciada. Isso inclui:
  • Menor produtividade;
  • Perda de colaboradores;
  • Clima organizacional ruim;
  • Adoção lenta;
  • Resistência passiva (incluindo falta de compromisso);
  • Resistência ativa (incluindo sabotagem);
  • A possível falha da mudança;

Compartilhe as descobertas de benchmarking da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças.

• A principal atitude que as equipes fariam de maneira diferente na próxima iniciativa seria envolver a Gestão de Mudanças durante a fase de planejamento da iniciativa.
• Os profissionais identificaram atividades de Gestão de Mudanças personalizadas e em escala como um componente-chave de uma estratégia eficaz de Gestão de Mudanças.
• Convide um líder para defender o uso da Gestão de Mudanças.
  • Nossa pesquisa mostra que os executivos são os melhores remetentes de mensagens relacionadas à necessidade de mudança dos negócios. Isso vale também para a aplicação da Gestão de Mudanças. Portanto, ter um executivo falando com sua equipe sobre a importância da Gestão de Mudanças para a organização será um fator chave de sucesso.
• Recursos: O livro Change Management: O lado humano da mudança , dedica o primeiro capítulo à construção do argumento ‘por que gerenciar mudanças’. O livro fornece uma excelente base para quem é responsável por gerenciar o lado humano da mudança. Além disso, nosso site  possui vários artigos e webinars que você pode usar para aumentar a conscientização de sua equipe.

DESEJO DE PARTICIPAR E APOIAR A GESTÃO DE MUDANÇAS EFICAZ

• Como a mudança me impacta (WIIFM)?
• Quais são os benefícios da Gestão de Mudanças para a organização?
• Por que eu deveria me envolver e participar?

O desejo é tipicamente uma das fases mais difíceis, porque exige que os indivíduos tomem suas próprias decisões. Como líder, você deseja defender a adoção da Gestão de Mudanças, com base na conscientização criada anteriormente. Os pontos de discussão para o desejo incluem:

• Compartilhe estudos de casos nos quais a Gestão de mudanças causou impacto.
  • Convide pessoas de dentro ou de fora da sua organização para compartilhar suas experiências em iniciativas onde a Gestão de Mudanças foi aplicada com êxito. Algumas pessoas da sua equipe precisarão de exemplos concretos para apoiar o conceito.
• Compartilhe descobertas de benchmarking.
  • Os dados da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci com mais de 2.000 pontos de dados em dez anos mostram que iniciativas com excelente Gestão de mudanças têm uma probabilidade seis vezes maior de atingir seus objetivos do que aquelas com uma má Gestão de Mudanças. Simplesmente passando de “ruim” para “justo”, a Gestão de Mudanças aumenta em três vezes a probabilidade de atingir os objetivos.

• Impulsionar os executivos
  • A Pesquisa da Prosci constata que o papel do patrocinador (o executivo que está promovendo a mudança) é ser o principal contribuinte para uma mudança bem-sucedida. Da mesma forma, o papel do patrocinador responsável pela aplicação da Gestão de Mudanças também é fundamental para o seu sucesso. O suporte ativo e visível para a aplicação da Gestão de Mudanças por um executivo mostra comprometimento e gera nos membros da equipe desejo pela mudança.
• Encontre treinadores eficazes
  • O relacionamento entre um colaborador (ou alguém da sua equipe de Gestão de mudanças) e seu líder intermediário é uma ferramenta poderosa para criar desejo. Identifique quais líderes intermediários podem servir como treinadores de mudança e prepare-os com a conscientização e o conhecimento de que precisam (o treinamento também pode ser uma mudança individual para seus líderes intermediários).
• Recursos
  • Os recursos mais críticos para a criação do desejo são os executivos e os líderes intermediários do colaborador. Aprenda a se alistar, envolver e capacitar seus patrocinadores assistindo a este webinar. Nosso blog possui vários artigos e materiais gratuitos sobre como superar a resistência e envolver os líderes intermediários.

CONHECIMENTO SOBRE COMO APLICAR A GESTÃO DE MUDANÇAS

• Quais habilidades estão envolvidas na implementação da Gestão de Mudanças?
• Como obtenho essas habilidades?

O principal mecanismo para criar conhecimento é o treinamento. Infelizmente, muitas organizações falham em abordar a conscientização e o desejo e tentam aumentar a adesão apenas treinando as pessoas. Essa não é uma abordagem eficaz e pode até criar mais resistência e dificultar a adoção. Certifique-se de que sua equipe tenha consciência da necessidade de Gestão de Mudanças e o desejo de se envolver antes de iniciar o treinamento.

Alguns postos-chaves do Conhecimento incluem:

• Ensine à equipe como as pessoas passam por mudanças
  • Para ser um líder intermediário eficaz de mudança, é preciso entender como as experiências individuais mudam. Seja a equipe do projeto, de comunicação, de recursos humanos, os líderes intermediários, executivos ou os colaboradores – todos estarão mais bem equipados para lidar e gerenciar mudanças com uma sólida compreensão do Modelo ADKAR.
• Ensinar princípios e processos de Gestão de Mudanças organizacionais
  • A equipe deve ser exposta à metodologia de Gestão de Mudanças que você usará para a sua iniciativa. Pode ser uma metodologia selecionada especificamente para a iniciativa ou desenvolvida e implantada em sua organização. As organizações estão usando metodologias desenvolvidas internamente e abordagens fornecidas externamente. A chave é que sua equipe entenda quais ferramentas de Gestão de Mudanças elas possuem (comunicação, patrocínio, treinamento etc.), quando e como usar essas ferramentas.
• Recursos
  • O Practitioner eTollkit  fornece acesso ao Prosci 3-Phase Process da Prosci com base em resultados de pesquisa com mais de 4.000 empresas, incluindo modelos, listas de verificação, avaliações e diretrizes para aplicar rapidamente a Gestão de Mudanças organizacionais. Esses recursos estão disponíveis para licença na organização. Além disso, a Prosci fornece um programa de Certificação em Gestão de Mudanças de três dias onde os participantes aprendem os conceitos da Gestão de Mudanças e os aplica em tempo real às mudanças reais nas quais estão trabalhando na sua organização. Conheça mais sobre as soluções em treinamentos da Prosci.

HABILIDADE PARA DEMONSTRAR COMPETÊNCIAS E COMPORTAMENTOS RELACIONADOS À GESTÃO DE MUDANÇAS

• Depois de ter o conhecimento, poderei agir com base nesse conhecimento?
• O que faço quando tenho problemas ou perguntas?

A habilidade é a quarta fase – após a conscientização, o desejo e o conhecimento. Isso significa que a equipe pode agir com base no conhecimento fornecido na Gestão de Mudanças. Algumas chaves garantir a habilidade incluem:

• Considere o tempo e as atividades necessárias para desenvolver novas habilidades
  • Apenas transmitir conhecimento de como mudar não produz mudanças; as pessoas que agem de uma nova maneira (demonstrando habilidade) é quando a mudança é realizada. Promova a habilidade, fornecendo instruções práticas, treinamento individual e acesso à especialistas no assunto.
• Treine os profissionais de Gestão de Mudanças
  • O treinamento por pessoas experientes e qualificadas em sua organização é uma ótima maneira de apoiar e desenvolver habilidades em sua equipe de mudança.
• Envolver-se em comunicação bidirecional
  • Embora o conhecimento possa às vezes ser transmitido de maneira unidirecional, para criar habilidade, você precisa estar disponível para ouvir as preocupações e perguntas dos envolvidos e devolver a eles orientação e esclarecimento. A comunicação bidirecional ajuda a solidificar o conhecimento para que os colaboradores possam agir de acordo.
• Seja interativo em suas sessões de treinamento
  • Aprender fazendo é uma das maneiras mais importantes de construir conhecimento e habilidade, especialmente para a aprendizagem de adultos. A Certificação em Gestão de Mudanças da Prosci é construída em torno de um estudo de caso real que os participantes trazem de sua organização. Durante o programa, o participante está realmente criando o plano de comunicação, fazendo a avaliação do patrocinador, identificando táticas especiais e assim por diante, à medida que aprende os conceitos – desenvolvendo habilidades enquanto transfere conhecimento.
• Recursos
  • Um recurso importante são seus treinadores internos e equipe de suporte. Forneça a esses indivíduos as ferramentas e informações necessárias para apoiar efetivamente as equipes de projeto e alterar as equipes de gestão durante a implementação.

REFORÇO PARA MANTER O USO DA GESTÃO DE MUDANÇAS EM VIGOR

• O que acontece quando somos bem sucedidos?
• Qual é a recompensa?
• Haverá recompensas menores ao longo do caminho para nos encorajar?

Em muitos casos, as mudanças nas grandes organizações podem ser temporárias se os colaboradores voltarem à velha maneira de fazer as coisas. Se você identificou a Gestão de Mudanças como um componente-chave das mudanças que está fazendo em sua organização, não pode correr o risco de voltar à gestão ineficaz do lado humano da mudança. Algumas chaves para manter a Gestão de Mudanças no local incluem:

• Envolver os executivos
  • O patrocínio ativo e visível para a aplicação da Gestão de Mudanças terá um impacto significativo na frequência com que é aplicado. Eles devem endossar que a Gestão de Mudanças é parte integrante de todos as iniciativas futuras. Eles também devem responsabilizar as equipes de projeto pela aplicação dessas ferramentas em suas iniciativas.
• Monitore o progresso e crie sistemas de medição
  • Assim como em qualquer outra mudança que você espera que seja adotada, deve haver alguma maneira de garantir o sucesso. Para atividades de Gestão de mudanças, isso pode incluir reuniões de status e padrões de entrega (como você faria para as entregas de gestão de projetos, como cronogramas e estruturas de detalhamento do trabalho). Crie agendas e cumpra-as. Mostre seus resultados. Para quem já atua com a metodologia Prosci e precisa utilizar ferramentas avançadas para definir, mensurar e gerenciar suas entregas e resultados, conheça o Workshop de Indicadores e Métricas de Gestão de Mudanças da Prosci.
• Observe o alinhamento dos incentivos
  • Certifique-se de que seus incentivos estejam alinhados com os objetivos da iniciativa para direcionar os comportamentos que você deseja, tanto para a mudança que está apresentando quanto para sua equipe de mudança.
• Celebre sucessos
  • Identificar e celebrar sucessos é importante – ele reforça que há compromisso de aplicar a Gestão de Mudanças. Ele também mantém o clima organizacional elevado e pode criar impulso adicional.

CONCLUSÃO

A metodologia ADKAR ajuda as equipes e os profissionais de Gestão de Mudanças a entenderem por que eles estão aplicando a Gestão de Mudanças e como fazê-lo de maneira eficaz. Embora o processo pareça longo e abrangente, você pode realmente resolver as fases em um curto período. O ponto importante a ser lembrado é que a mudança ocorrerá na sequencia descrita no Modelo ADKAR; portanto, não tente pular as etapas ou os indivíduos podem acabar sentados em um programa de treinamento pensando “Porque estou aqui?”.