O que é Gestão de Mudanças?
A Gestão de Mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança para alcançar um resultado desejado. Em outras palavras é:
- Um processo usado pelas equipes de projetos para gerenciar mudanças de sistemas, processos e organizacionais;
- Uma competência de liderança para permitir mudanças dentro de uma organização;
- Uma capacidade estratégica projetada para aumentar a capacidade de mudança e a resposta.
Por que é necessária?
Vários estudos mostraram que a probabilidade de os projetos atingirem seus objetivos está diretamente relacionada à eficácia da Gestão de Mudanças. Um estudo com 327 líderes de projetos (relatório Benchmarking de Reengenharia de Processos de Negócios) indicou que o fracasso em gerenciar o lado humano da mudança e a resistência dos empregados foi o principal obstáculo para o sucesso do projeto.
A resistência dos empregados à mudança foi citada cinco vezes mais frequentemente do que qualquer outro obstáculo do projeto.
As informações de correlação da Prosci de mais de 2.000 pontos de dados e 20 mostram que iniciativas com excelente Gestão de Mudanças são seis vezes mais propensas a atingir objetivos do que aquelas que não possuem.
Ao simplesmente passar de “pobre” para “justa”, a Gestão de Mudanças aumenta em quase três vezes a probabilidade de atingir os objetivos do projeto.
Efeito na adoção e uso
A aplicação pode impactar diretamente a adoção e o uso:
- Velocidade de adoção: o quão rápido a mudança é adotada na organização e como o projeto permanece no cronograma;
- Taxa de utilização: o nível geral de participação e utilização final dos novos processos, ferramentas e mudanças de trabalho;
- Proficiência: como os empregados atuam no novo ambiente e se estão atingindo os níveis de desempenho esperados.
Efeito nos objetivos do projeto e no ROI
Quando a Gestão de Mudanças fornece níveis direcionados de adoção e uso, a probabilidade de que os objetivos de negócios sejam alcançados, no prazo e dentro do orçamento, aumenta. Quando o lado humano da mudança é mal gerenciado, os projetos ficam atrasados, menos empregados se envolvem na mudança e os níveis de proficiência são mais baixos. Os projetos entregam um ROI mais baixo ou, em alguns casos, falham completamente.
Principais papéis para o sucesso da Gestão de Mudanças
Os principais papéis na Gestão de Mudanças incluem:
Sponsor Primário
O sponsor primário é o indivíduo que autoriza e financia o projeto. Essa pessoa geralmente está no controle dos recursos, sistemas e pessoas impactadas pela mudança. O sponsor primário geralmente tem autoridade para determinar o escopo da mudança e seu tempo.
Sponsor
Sponsor refere-se a qualquer gerente sênior ou de nível médio com responsabilidade por empregados ou sistemas impactados pela mudança. Nesse contexto, um patrocinador é definido como qualquer líder de negócios cujo suporte e participação ativa sejam necessários para que a mudança seja bem-sucedida.
Às vezes, o termo “stakeholder-chave” também é usado para se referir a essa função.
Patrocínio
Patrocínio refere-se às atividades esperadas pelos empregados e, portanto, necessárias, de um bom sponsor. Esses comportamentos incluem participação ativa e visível em todo o projeto, construção de uma coalizão de patrocínio com pares e subordinados e comunicação direta com os empregados.
Coalizão de patrocínio
A coalizão de patrocínio é a coleção de sponsors dentro da organização. Os empregados impactados reportam-se aos sponsors dentro da coalizão de patrocínio. Uma forte coalizão de patrocínio é um bom indicador de sucesso do projeto, enquanto uma coalizão de patrocínio frágil é um bom indicador de que os projetos ficarão atrasados, perderão os objetivos ou falharão completamente.
Gerentes e supervisores
Gerentes e supervisores que têm empregados impactados pela mudança desempenham um papel fundamental em ajudar suas equipes durante o processo de transição. Esses líderes são os emissores preferidos das mensagens de mudança relacionadas a como uma transformação impacta os empregados pessoalmente.
Stakeholders
Todos os patrocinadores, gerentes, supervisores e empregados impactados pela mudança são partes interessadas. Em muitas mudanças, parceiros externos, fornecedores e até mesmo clientes podem ser considerados stakeholders. Todos eles têm uma participação no resultado da mudança.
Líder de projeto
Essa função é atribuída ao indivíduo que tem a responsabilidade geral de implementar o projeto. Esse indivíduo teria controle diário direto sobre a equipe do projeto, atividades de gerenciamento de projetos e todos os recursos associados ao projeto.
Líder de Gestão de Mudanças
Essa função é atribuída ao indivíduo que cria e implementa planos de gestão de mudanças para um projeto. Os planos incluem comunicação, patrocínio, treinamento, coaching e gestão da resistência. Uma abordagem holística para a Gestão de Mudanças em um projeto aborda os processos de Gestão de Mudanças organizacionais e individuais:
Gestão de Mudanças Organizacional
É um processo para projetar e implementar atividades de Gestão de Mudanças que impactam grupos amplos de empregados, a fim de permitir a adoção e o uso de forma proficiente. Essas atividades incluem:
Fase 1: Preparing for Change
- Avaliações de prontidão, avaliações de risco e desenvolvimento da estratégia;
- Identificação e preparação de recursos;
- Criação do modelo de patrocínio necessário e preparação dos sponsors para liderar efetivamente a mudança.
Fase 2: Managing Change
- Preparação do plano de comunicação para o projeto;
- Criação de um roteiro para todos os principais sponsors da mudança;
- Desenvolvimento de um plano para ajudar os gerentes e supervisores a orientar os empregados durante a transição;
- Criação do plano de treinamento;
- Desenvolvimento de uma estratégia de gestão da resistência;
- Integração da Gestão de Mudanças com o gerenciamento de projetos;
- Execução dos planos para impulsionar a adoção e o uso.
Fase 3: Reinforcing Change
- Coleta e análise de feedback, auditoria de conformidade e medição de desempenho;
- Identificação das causas-raiz de resistência e direcionamento dos pontos de resistência;
- Celebração de sucessos e transição do projeto para as operações do dia a dia.
Gestão de Mudanças individual
É desenvolver a capacidade da mudança no nível das pessoas, com cada empregado.
A mudança individual bem-sucedida envolve cinco elementos que servem como blocos de construção sequenciais da mudança. Quando todos os cinco elementos estão presentes, o indivíduo passou com sucesso pela mudança. Esse modelo de mudança é chamado de Modelo ADKAR da Prosci e consiste em:
- Awareness – consciência da necessidade de mudança;
- Desire – desejo de participar e se envolver na mudança;
- Knowledge – conhecimento sobre como mudar;
- Ability – habilidade para implementar a mudança;
- Reinforcement – reforço para sustentar a mudança.
A Gestão de Mudanças organizacional é utilizada para habilitar a Gestão de Mudanças individual bem-sucedidas. E quando os indivíduos passam com sucesso pela mudança, a organização é capaz de atingir seus objetivos.
Gestão de Mudanças Organizacional
A Gestão de Mudanças organizacional é a implantação estruturada e intencional da gestão de mudanças em toda a organização. Além da Gestão de Mudanças efetivamente aplicada em projetos individuais, as organizações com capacidade de mudança criam uma infraestrutura para tornar o gerenciamento das mudanças uma capacidade organizacional e uma vantagem competitiva estratégica.
A institucionalização de práticas, processos, capacidades e competências de Gestão de Mudanças torna o gerenciamento eficaz do lado humano da mudança uma competência central e um valor cultural da organização. Construir uma estratégia intencional e repetível para a implementação de mudanças permite uma organização ágil e pronta para mudanças.
Resumo
A Gestão de Mudanças consiste em permitir que os empregados façam a transição com êxito através da mudança para:
- Aumentar a probabilidade de que a mudança ocorra com sucesso e que os seus objetivos sejam realizados;
- Capturar a dependência das pessoas para o ROI da mudança;
- Gerenciar a resistência à mudança dos empregados;
- Criar competência de mudança na organização.
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