Um dos principais papéis dos patrocinadores durante qualquer mudança é construir uma coalizão de apoio com os stakeholders importantes da organização. Com essa coalizão, as mudanças organizacionais têm muito mais probabilidade de sucesso. No entanto, os patrocinadores muitas vezes não conseguem demonstrar apoio ao projeto através de palavras e ações. Veja como você pode ajudar seu patrocinador primário a construir a coalizão de apoio que as mudanças introduzidas pelo seu projeto precisam para o sucesso.
O ABC DO PATROCÍNIO EFICAZ
Ao gerenciar mudanças, os profissionais dependem de líderes executivos para realizar o ABC – um acrônimo para os três papéis-chave que um patrocinador deve desempenhar para ser um líder eficaz na mudança. Um patrocinador estar ser ativo e visível durante toda o ciclo de vida do projeto, construir uma coalizão de apoio e comunicar-se diretamente com os colaboradores.
Dessas atividades críticas, a construção de uma coalizão de apoio pode frustrar até mesmo os patrocinadores mais bem-intencionados. Na décima primeira edição do relatório da pesquisa de melhores práticas em Gestão de Mudanças da Prosci, 36% dos entrevistados dizem que este papel é o que mais sentem dificuldade de cumprir durante a mudança.
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Por quê? O motivo mais comum é que os patrocinadores não entendem seu papel. No estudo, as equipes de projeto relatam que metade de seus patrocinadores não entende ou tem apenas algum entendimento de seu papel na gestão do lado humano da mudança. E 36% dos participantes relatam que seu patrocinador subestimou ou interpretou mal os impactos de um projeto nas pessoas. Consequentemente, apenas 33% dos entrevistados consideraram seus patrocinadores eficazes ou altamente eficazes na construção de uma coalizão de apoio.
COALIZAÇÕES DE PATROCINADORES EFICAZES
Embora algumas mudanças sejam pequenas o suficiente para que um único patrocinador seja eficaz, a maioria das mudanças organizacionais afeta vários grupos e exige vários patrocinadores. Essa coalizão de patrocinadores consiste em um patrocinador primário e outros patrocinadores em toda a organização, que apoiam as mudanças conduzindo atividades-chave com seus respectivos grupos.
A pesquisa da Prosci mostra que coalizões de patrocinadores eficazes:
- Engajam em toda a organização
- Criam, fornecem coaching e mantêm uma rede de agentes de mudança ativos e comprometidos
- Comunicam a importância de liderar por exemplo e incentivam os líderes seniores a participar e apoiar a mudança
- Cultivam o apoio a gestão do projeto
- Garantem o alinhamento de expectativas entre os gestores de pessoas
- Esclarecem papéis
- Solicitam e recebem abertamente feedback da gestão
Seu objetivo como praticante de gestão de mudanças é habilitar os patrocinadores à medida que engajam seus pares, ajudar esses pares a entender por que eles devem defender ou “ser exemplo” da mudança para os colaboradores e garantir que os pares cumpram o compromisso com a mudança. Como facilitadores da mudança, você e a equipe de gestão de mudanças fornecem coaching e orientação e trabalham com os patrocinadores para facilitar as principais atividades e ações conforme necessário.
POR QUE CONSTRUIR UMA COALIÃO DE PATROCINADORES?
Quando os patrocinadores falham em liderar pelo exemplo, promover ou defender a mudança de forma adequada ou, em outras palavras, “fazer o que falam” para uma mudança bem-sucedida, eles podem impactar negativamente as chances de sucesso de um projeto. Resumindo, as pessoas geralmente não se comprometem com uma mudança mais do que o patrocinador. E a pesquisa da Prosci mostra consistentemente que projetos com um patrocínio extremamente eficaz atingem ou superam os objetivos mais de duas vezes com mais frequência do que projetos com um patrocínio muito ineficaz.
Existem muitos caminhos para construir uma coalizão eficaz, dependendo da mudança e das necessidades da sua organização. A chave é garantir que os patrocinadores estejam bem informados e equipados para obter o comprometimento de seus pares e stakeholders. Aqui estão cinco dicas para construir uma coalizão de apoio.
1 Apresente um argumento convincente para a mudança
Executivos e gerentes valorizam fatos, dados e resultados. Você torna o trabalho deles mais fácil equipando-os com as informações certas, e dados de pesquisas, para apresentar um argumento convincente para a mudança com os colegas. Essas informações incluem benefícios do sucesso, probabilidade reduzida de resistência e riscos de não mudar.
2 Use uma linguagem personalizada e simples
Os líderes geralmente não estão familiarizados com os termos de gestão de mudanças. Suas palavras irão fazer sentido quando você se comunicar em termos claros e adaptar a conversa às áreas específicas da organização que passarão pela mudança.
3 Construa um Mapa da Coalizão de Patrocínio
Analisar o comprometimento e alinhamento dos patrocinadores em toda a organização ajuda você e seu patrocinador primário a impulsionar os elementos de Awareness, Desire e Reinforcement do modelo ADKAR. Diagramar isso em um organograma permite visualizar o nível de suporte que você tem para uma mudança em cada área do negócio, analisar a saúde geral da coalizão, identificar as ações necessárias e identificar os riscos para seu esforço de mudança.
4 Equipar patrocinadores e agentes de mudança
A maioria dos patrocinadores tem Consciência (Awareness) da importância do seu papel e o Desejo (Desire) de ser um patrocinador eficaz. No entanto, poucos tiveram oportunidades para desenvolver seu Conhecimento (Knowledge) sobre o que os patrocinadores eficazes realmente fazem. Realizar um briefing com o patrocinador de Gestão de Mudanças aborda esse problema conectando claramente Gestão de Mudanças ao sucesso do negócio e detalhando o papel crítico do patrocinador em possibilitar esse sucesso com o apoio dos stakeholders. Depois de estabelecer esse entendimento básico, você pode implementar reuniões quinzenais com o patrocinador primário e membros da coalizão para compartilhar atualizações, esclarecimentos e para remover obstáculos.
5 Fornecer coaching aos patrocinadores
Sessões de coaching periódicas e individuais ajudam os patrocinadores a traduzir seu conhecimento em habilidade. As equipes de Gestão de Mudanças também podem solicitar que patrocinadores eficazes se tornem coaches de patrocinadores novos ou menos eficazes em gestão de mudanças.
LIDERANDO A MUDANÇA NOS BASTIDORES
Construir uma coalizão de patrocínio é um aspecto crítico do papel do patrocinador executivo voltado para os colaboradores. Como praticante de Gestão de Mudanças, seu papel nesse esforço é trabalhar nos bastidores, permitindo o sucesso dos patrocinadores por meio de planejamento, coaching, educação e desenvolvimento de habilidades. Trabalhando em conjunto, você pode ajudar seu patrocinador primário a demonstrar um apoio significativo à mudança através de palavras e ações, ao mesmo tempo em que constrói uma coalizão eficaz de apoio à mudança em toda a sua organização.
Escrito por
Lisa Kempton
Lisa Kempton é Prosci Senior Development Partner que tem ajudado as organizações a se destacarem na mudança por mais de 20 anos. Ela é mais conhecida por seu trabalho em colaboração com Tim Creasey para construir e desenvolver o Prosci Change Scorecard – uma ferramenta holística, baseada em pesquisa, para trazer clareza, alinhamento e credibilidade ao processo de Gestão de Mudanças. Anteriormente, como consultora sênior e líder de mudanças nos setores de saúde, seguros, TI e serviços públicos, Lisa liderou transformações estratégicas em grande escala, estabeleceu uma prática e infraestrutura de Gestão de Mudanças, projetou soluções de eficácia organizacional e muito mais.
