Forneceremos neste post um resumo dos principais elementos da Gestão de Mudanças com base na pesquisa de benchmarking da Prosci nas últimas duas décadas. A definição desses elementos garante um entendimento comum sobre o que é Gestão de mudanças:
- Avaliações de prontidão;
- Comunicação e planejamento de comunicação;
- Patrocinar atividades e roteiros do patrocinador;
- Coaching e treinamento de gerentes para Gestão de Mudanças;
- Desenvolvimento de treinamento e treinamento de colaboradores;
- Gerenciamento de resistência;
- Coleta de dados, análise de feedback e ação corretiva;
- Celebrando e reconhecendo o sucesso;
- Revisão pós-projeto.
Processo de Gestão de Mudanças
O processo é a sequência de etapas ou atividades que uma equipe de Gestão de Mudanças ou líder de projeto segue para aplicar a competência à uma mudança, a fim de conduzir transições individuais e garantir que o projeto atenda aos resultados pretendidos. Os elementos abaixo foram identificados na pesquisa como elementos-chave de um processo bem-sucedido de Gestão de Mudanças.
Esses elementos são incorporados ao processo trifásico da Prosci. Saiba mais sobre as metodologias da Prosci e como aplicá-la para obter melhores resultados.
Aqui estão os nove elementos de um processo bem-sucedido de Gestão de Mudanças:
1. Avaliações de prontidão
As avaliações são ferramentas usadas por uma equipe de Gestão de Mudanças ou líder de projeto para avaliar a prontidão da organização em mudar. As avaliações de prontidão podem incluir avaliações organizacionais, avaliações de histórico e cultura, avaliações de colaboradores, avaliações de patrocinadores e avaliações de mudanças. Cada ferramenta fornece à equipe do projeto insights sobre os desafios e oportunidades que eles podem enfrentar durante o processo de mudança. O que avaliar:
Avalie o escopo da mudança:
- Quão grande é essa mudança?
- Quantas pessoas são afetadas?
- É uma mudança gradual ou radical?
Avalie a prontidão da organização impactada pela mudança:
- Qual é o sistema de valores e o histórico dos grupos impactados?
- Quanta mudança já está acontecendo?
- Que tipo de resistência pode ser esperada?
Você também precisará avaliar os pontos fortes de sua equipe de Gestão de Mudanças e de seus patrocinadores, e depois dar os primeiros passos para permitir que eles liderem efetivamente o processo de mudança.
2. Comunicação e Planejamento de Comunicação
Muitos gerentes assumem que, se eles se comunicam claramente com seus colaboradores, seu trabalho está feito. No entanto, existem muitas razões pelas quais os colaboradores podem não ouvir ou entender o que seus gerentes estão dizendo na primeira vez. De fato, você deve ter ouvido que as mensagens precisam ser repetidas cinco a sete vezes antes de serem fixadas na mente dos funcionários.
Três componentes da comunicação eficaz
Comunicadores eficazes consideram cuidadosamente três componentes:
- A audiência;
- O que é comunicado;
- Quando é comunicado.
Por exemplo, o primeiro passo na Gestão de Mudanças é conscientizar sobre a necessidade de mudanças e criar um desejo entre os colaboradores. Portanto, as comunicações iniciais geralmente são projetadas para conscientizar sobre os motivos de mudança nos negócios e o risco de não mudar. Da mesma forma, em cada etapa do processo, as comunicações devem ser projetadas para compartilhar as mensagens certas no momento certo.
O planejamento de comunicação, portanto, começa com uma análise cuidadosa do público, das principais mensagens e do tempo para essas mensagens. A equipe de Gestão de Mudanças ou os líderes do projeto devem elaborar um plano de comunicação que atenda às necessidades dos colaboradores, supervisores e executivos da linha de frente. Cada público tem necessidades particulares de informações com base em seu papel na implementação da mudança.
3. Atividades do patrocinador e roteiros do patrocinador
Os líderes e executivos de negócios desempenham um papel crítico de patrocinador em tempos de mudança. A equipe de Gestão de Mudanças deve desenvolver um plano para as atividades do patrocinador e ajudar os principais líderes comerciais a executá-los. Pesquisas mostram que o patrocínio é o fator de sucesso mais importante.
Evite Confundir a Noção de Patrocínio com Suporte
O CEO da empresa pode apoiar seu projeto, mas isso não é o mesmo que patrocinar sua iniciativa. O patrocínio envolve a participação ativa e visível dos líderes empresariais sêniores ao longo do processo, construindo uma coalizão de apoio entre outros líderes e se comunicando diretamente com os colaboradores. Infelizmente, muitos executivos não sabem como é esse patrocínio. A função de gerente de mudança ou líder de projeto inclui ajudar os executivos sêniores a fazer as coisas certas para patrocinar o projeto.
4. Treinamento em Gestão de Mudanças para Gerentes
Gerentes e supervisores desempenham um papel fundamental na Gestão de Mudanças. Por fim, o gerente tem mais influência sobre a motivação de um colaborador para mudar do que qualquer outra pessoa. Infelizmente, os gerentes podem ser o grupo mais difícil de convencer da necessidade de mudança e podem ser uma fonte de resistência. É vital que a equipe de Gestão de Mudanças e os patrocinadores executivos obtenham o apoio de gerentes e supervisores. As atividades individuais de Gestão de Mudanças devem ser usadas para ajudar esses gerentes no processo de mudança.
Depois que os gerentes e supervisores estiverem a bordo, a equipe de Gestão de Mudanças deve preparar uma estratégia para equipar os gerentes para treinar com sucesso seus colaboradores durante a mudança. Eles precisarão fornecer treinamento e orientação para os gerentes, incluindo como usar ferramentas individuais de Gestão de Mudanças com seus colaboradores.
5. Desenvolvimento e Entrega de Treinamento
O treinamento é a base para a construção de conhecimento sobre a mudança e as habilidades necessárias para ter sucesso no estado futuro. Garantir que as pessoas impactadas recebam o treinamento necessário no momento certo é o principal papel da Gestão de Mudanças. Isso significa que o treinamento deve ser ministrado somente depois que medidas forem tomadas para garantir que os colaboradores impactados tenham consciência da necessidade de mudança e desejem apoiá-la. Os membros da equipe de Gestão de Mudanças e projetos desenvolverão requisitos de treinamento com base nas habilidades, conhecimentos e comportamentos necessários para implementar a mudança. Esses requisitos de treinamento serão o ponto de partida para o grupo de treinamento ou a equipe do projeto desenvolver e fornecer programas de treinamento.
6. Gerenciamento de Resistência
A resistência de colaboradores e gerentes é normal e pode ser abordada proativamente. Resistência persistente, no entanto, pode ameaçar um projeto. A equipe de Gestão de Mudanças precisa identificar, entender e ajudar os líderes a gerenciar a resistência em toda a organização. O gerenciamento de resistência é o processo e as ferramentas usadas pelos gerentes e executivos com o apoio da equipe de mudança para gerenciar a resistência dos colaboradores.
7. Feedback dos colaboradores e ações corretivas
Gerenciar mudanças não é uma via de mão única; o envolvimento dos colaboradores é uma parte necessária e integrante do processo. O feedback dos colaboradores à medida que uma mudança está sendo implementada é um elemento-chave. Os gerentes de mudança podem analisar o feedback e implementar ações corretivas para garantir a adoção completa das mudanças.
8. Reconhecendo o sucesso e reforçando a mudança
A adoção antecipada, sucessos e vitórias a longo prazo devem ser reconhecidos e comemorados. O reconhecimento individual e de grupo é um componente necessário da Gestão de Mudanças, a fim de consolidar e reforçar a mudança na organização. A adoção contínua precisa ser monitorada para garantir que os colaboradores não voltem a suas antigas formas de trabalhar.
9. Revisão Pós-Projeto
A etapa final do processo de Gestão de Mudanças é a revisão pós-ação. É nesse ponto que você pode se afastar de todo o programa, avaliar sucessos e falhas e identificar alterações de processo para o próximo projeto. Isso faz parte da melhoria contínua da Gestão de Mudanças para sua organização e, por fim, leva à mudança de competência.
Esses elementos compreendem as áreas ou componentes de um programa de Gestão de Mudanças. Juntamente com todo o processo, eles criam um sistema para gerenciar mudanças. Bons gerentes de projeto aplicam esses componentes efetivamente para garantir o sucesso do projeto, evitar a perda de colaboradores valorizados e minimizar o impacto negativo da mudança na produtividade e nos clientes de uma empresa.
