Gestão de Mudanças

As organizações em todo o mundo estão passando por mais mudanças do que nunca, o que destaca a necessidade de construir uma capacidade de mudança duradoura. Por quê? Porque aqueles que conseguem resistir a mais mudanças complexas em um ritmo mais rápido têm uma vantagem competitiva em nosso mercado incerto. Independentemente de quão pequenas e complexas ou grandes e incômodas sejam essas iniciativas, é importante ser capaz de mudar como organização e entender o tempo e o esforço necessários para alcançar mudanças bem-sucedidas. 

Tempo e esforço 

Vamos considerar duas mudanças introduzidas em uma organização: 

• A mudança #1 é razoavelmente incômoda. A implementação de uma ferramenta de colaboração para reuniões baseada na nuvem exigirá que as pessoas façam grande parte do seu trabalho de uma maneira totalmente nova. A ferramenta também está disponível para todas as pessoas por meio de um aplicativo móvel. 
• A mudança #2 é menos incômoda. Um novo sistema de gestão de despesas exigirá que algumas pessoas trabalhem de novas maneiras para agilizar aprovações e reembolsos e automatizar relatórios de despesas. No entanto, a maioria das pessoas na organização precisará apenas adotar mudanças menores ou pouco frequentes. Este novo sistema também estará disponível via aplicativo móvel para todos. 

Portanto, temos duas mudanças diferentes sendo implementadas ao mesmo tempo no mesmo ambiente. O sucesso dessas mudanças em seu início requer que você, como um especialista de mudança, crie e adapte atividades específicas aos planos de entrega.  

Para a mudança #1, você: 

• Ofereça atividades envolventes de alto nível para que as pessoas utilizem a ferramenta por meio de desafios, tarefas, competições e faça com que os patrocinadores reagendem as reuniões usando a ferramenta de colaboração. 

E para a mudança #2: 

• Treine as equipes para criar vídeos de demonstração sobre como o aplicativo é fácil de usar e a economia de tempo que eles obterão em comparação com as abordagens atuais. Publique os vídeos na intranet da empresa usando o novo aplicativo móvel também. 

Estes são exemplos básicos. O esforço necessário para as atividades que você precisará realizar, para seu projeto ou iniciativa, torna-se claro assim que você realiza as avaliações e análises de impacto. 

Pronto, disposto e capaz 

Para ajudar sua organização a se tornar “pronta, disposta e capaz” de adotar mudanças, seus líderes sêniores e líderes intermediários devem cumprir suas funções específicas. Isso inclui liderar, treinar e apoiar as pessoas durante a transição. E, é claro, as pessoas em cada uma dessas funções devem estar prontas para adotar as mudanças eles mesmos. 

O esforço exigido por essas funções voltadas para as pessoas é tão substancial quanto o esforço exigido por aqueles que desempenham funções que permitem mudanças, como especialistas de mudança (lado humano da mudança) e os líderes do projeto (lado técnico). 

Para ilustrar, considere os líderes intermediários das pessoas impactadas pela Mudança #1. Esses líderes devem cumprir as cinco funções principais do CLARC. Como essa mudança é mais incômoda por natureza, o esforço deles consome mais tempo e envolve: 

• Comunicador: Comece a se comunicar por meio da nova ferramenta de colaboração. Por exemplo, agende reuniões de equipe, conduza individualmente usando o aplicativo móvel quando estiver em trânsito e aproveite as funções de chat para discussões. Envie alertas, carregue documentos e grave vídeos para demonstrar a funcionalidade de gravação. 
• Ligação: Fornece feedback aos membros da equipe do projeto sobre as experiências de utilização da ferramenta. 
• Advogado: Demonstre apoio a esta ferramenta em palavras e ações. 
• Gestor da Resistência: Apoie a equipe que podem estar lutando para abraçar e usar a ferramenta, ouvindo, fazendo perguntas, fornecendo sugestões, oferecendo treinamento extra e conduzindo tarefas individuais e em equipe. 

• Treinador: Garanta uma transição bem-sucedida para o estado futuro, oferecendo incentivo contínuo, reconhecimento e apoio orientado durante a implementação. 

Tudo isso ocorre quando o líder intermediário trabalha com o especialista de mudança para implementar a ferramenta de colaboração, garantindo que todas as pessoas estejam engajadas, apoiadas (habilitadas pela Gestão de Mudanças) e informados (habilitados pela Gestão de Projetos) durante a implementação. 

Ao mesmo tempo, os líderes intermediários devem cumprir as funções de CLARC para a Mudança #2, a mudança menos incômoda: 

• Comunicador: Entenda por que suas equipes ou pessoas precisam utilizar o novo sistema de gestão de despesas. 
• Ligação: Fornece feedback à equipe do projeto e à equipe de mudança sobre a conformidade necessária e a adoção das pessoas. 

• Advogado: Demonstre apoio a esta ferramenta em palavras e ações. 
• Gestor da Resistência: membros da equipe de suporte que podem estar tendo dificuldades para usar a ferramenta para garantir que os reembolsos e compras sejam processados corretamente. 
• Treinador: Apoia a transição para o estado futuro, oferecendo incentivo, conformidade e reconhecimento contínuos, juntamente com orientação para manter a precisão. 

Enquanto isso, o especialista de mudança apoia os líderes intermediários que lidam com as pessoas impactadas para garantir que todos que usarão o sistema de gerenciamento de despesas estejam engajados. 

É importante observar que, à medida que as mudanças progridem, os especialistas da mudança também trabalham com patrocinadores para apoiar seus esforços para executar suas responsabilidades exclusivas. Chamamos essas responsabilidades de ABC do Patrocínio: Participar ativa e visivelmente na mudança, contribuir com coalizões de patrocínio e comunicar e promover a adoção e uso da mudança. 

Precisa ajudar seu patrocinador a entender as atividades específicas necessárias para cada público e fase do projeto em uma mudança?

Baixe nosso Check-list de Inicialização do Patrocinador. 

Lembre-se de que os especialistas da mudança são facilitadores que orquestram a mudança nos bastidores. Quando se trata de gerenciar mudanças, o papel do especialista da mudança é capacitar líderes sêniores e intermediários, para que estes executem suas funções e responsabilidades específicas, a fim de liderar as pessoas durante a mudança. 

O que isso significa em termos de tempo e esforço? Quanto mais capazes de mudar seus papéis voltados para as pessoas na execução de suas próprias responsabilidades, mais os especialistas da mudança podem alavancar suas habilidades específicas para promover a mudança. Quanto menos capazes forem suas funções voltadas para as pessoas, mais esforço os facilitadores de mudança devem exercer para aprimorá-los durante a mudança – ao mesmo tempo em que executam suas outras responsabilidades. 

No geral, menor capacidade de mudança em sua organização significa que mais tempo e esforço serão desviados dos especialistas da mudança e das equipes de projeto durante uma mudança. 

Investir na capacidade de mudança 

Aplicar uma abordagem holística para construir capacidade de mudança duradoura inclui alavancar uma abordagem estruturada e um conjunto de ferramentas em toda a organização e construir a competência de mudança em líderes sêniores, intermediários e nas pessoas. O investimento vale a pena. Nossa pesquisa mostra que projetos com excelente Gestão de Mudanças tem 93% mais chances de atender ou exceder os objetivos. 

Outros benefícios incluem: 

• Pessoas que falam uma linguagem comum para a mudança; 
• Líderes adotando e liderando mudanças de forma mais eficaz; 
• Pessoas aumentando a velocidade de adoção; 
• Especialistas em Gestão de Mudanças minimizando a resistência no início e durante a mudança; 
• Soluções alcançando desempenho financeiro ideal; 
• Projetos e melhorias finalizando dentro do prazo e do orçamento; 
• Organizações aumentando velocidade e agilidade com uma vantagem competitiva.
  

Faça da mudança uma vantagem competitiva 

Se você investir na construção de capacidade de mudança em sua organização, as pessoas aceitarão as mudanças mais rapidamente – independentemente de quão complexas, quantas, quão grandes e disruptivas elas sejam. Quanto maiores as habilidades e a capacidade das funções voltadas para as pessoas, menor é o esforço necessário do ponto de vista da entrega. Com o tempo, sua organização pode reduzir custos externos. Eventualmente, você pode fazer da mudança uma vantagem competitiva para sua organização.