Gestão de Mudanças

Mito: Gestão de Projetos é Gestão de Mudanças

Ao longo de anos de pesquisa e ajudando os clientes a desenvolverem capacidades de mudança individuais, de projeto e organizacional, encontramos várias objeções comuns à gestão de mudanças. Abordar esses “mitos” é fundamental para trazer a gestão de mudanças para a organização como uma ferramenta a ser usada em mudanças específicas e como uma competência organizacional.

Um desses mitos é: “Estamos introduzindo mudanças e gerenciando o projeto, então não estamos fazendo gestão de mudanças?”

PRINCIPAIS CAUSAS DESTE MITO:

Existem várias razões pelas quais você pode ouvir a objeção: “Estamos introduzindo mudanças e gerenciando o projeto, então não estamos fazendo gestão de mudanças?” Abaixo estão algumas razões comuns para isso, seguidas por ações que você pode tomar.

  1. “Gestão de projetos” é uma disciplina em si, separada da gestão de mudanças. Gerenciar um projeto efetivamente tem seu próprio conjunto de processos e ferramentas, que são diferentes daqueles para gerenciar a mudança.

A gestão de projetos é definida pelo PMI como:

“Gestão de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para uma ampla gama de atividades, a fim de atender às necessidades de um projeto específico. A gestão de projetos é composta por cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento – além de Áreas de Conhecimento: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicações, stakeholders, riscos e aquisições.”

Os gestores de projeto utilizam ferramentas como estruturas analíticas de projetos, monitoramento de problemas, cronograma, estimativa de custos e técnicas de gestão de riscos para mover o lado “hard” do projeto. A gestão de mudanças tem seu próprio corpo de ferramentas para mover o lado “humano” de uma mudança, incluindo avaliações de prontidão, patrocínio e construção da coalizão, coaching, comunicação, treinamento e gestão da resistência.

  1. Não há uma compreensão do que realmente significa gestão de mudanças.

Como no mito 2, o trabalho é dar à organização uma compreensão de todo o sistema de gestão de mudanças. Você deseja mostrar às pessoas da sua organização que estão realizando mudanças que a gestão de mudanças é um processo holístico para implementar a mudança com êxito. É o conjunto de ferramentas que permite a gestão acelerar a velocidade de adoção e uso geral na mudança. Como gestão de projetos, a gestão de mudanças segue um processo de compreensão da situação e, em seguida, utiliza as ferramentas certas para fazer a mudança acontecer.

  1. A gestão de mudanças tem cinco ferramentas distintas que podem ser aplicadas para acelerar a adoção da mudança.

Assim como a gestão de projetos tem um número de ferramentas que os profissionais podem usar para manter o lado “hard” de um projeto no caminho certo, a gestão de mudanças tem cinco “alavancas” distintas que são usadas para tornar o lado humano da mudança bem-sucedido. A metodologia da Prosci, baseada em pesquisa, usa os seguintes planos para construir o buy-in, controlar a resistência e acelerar a rapidez com que as pessoas adotam uma mudança:

  • Plano de comunicação
  • Plano de patrocínio
  • Plano de coaching
  • Plano de treinamento
  • Plano de gestão da resistência

O eToolkit de Gestão de Mudanças fornece instruções passo a passo para aplicar um processo holístico de gestão de mudanças, incluindo modelos para o desenvolvimento de cada um dos planos mencionados acima.

  1. Os projetos têm uma perspectiva organizacional, a gestão de mudanças inclui uma perspectiva organizacional e uma individual.

Normalmente, a gestão de projetos se preocupa com fatores organizacionais – quais mudanças são necessárias para melhorar o funcionamento da organização. A gestão de mudanças é efetiva e tem êxito quando move os indivíduos em uma organização do estado atual para o estado futuro desejado. As ferramentas de gestão de mudanças organizacionais mapeiam diretamente os fatores organizacionais de gestão de projetos.

Além disso, a gestão de mudanças incorpora a perspectiva individual de um projeto, utilizando o Prosci ADKAR Model. O ADKAR Model é uma ferramenta de gestão de mudanças orientada a resultados e usada para ajudar as equipes de projeto e as equipes de gestão de mudanças a entender como um indivíduo experimenta uma transição. Cada indivíduo que muda a forma de fazer o seu trabalho precisa dos cinco elementos ADKAR para fazer a mudança com sucesso.

A figura abaixo mostra os elementos ADKAR conforme eles se alinham com as atividades de gestão de mudanças ou outros catalisadores que permitem aos empregados passar de um elemento para outro. Nesta figura, os elementos do Prosci ADKAR Model são mostrados no lado esquerdo, e os ativadores ou catalisadores de mudança são mostrados no lado direito.

  1. Se um projeto muda a forma como as pessoas realizam seu trabalho, você precisa da gestão de mudanças.

Se o projeto em que você está trabalhando envolve pessoas, a gestão de mudanças será necessária para o sucesso. De acordo com o Relatório da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci, a razão número um para a resistência em projetos não foi a falta de um bom plano ou solução de projeto, mas a falta de consciência sobre a mudança e as suas razões de negócios. Em uma força de trabalho empoderada, a resposta certa não é suficiente. As pessoas precisam ter respostas para ‘por que’ as mudanças estão ocorrendo, bem como ‘o que’ está mudando e como essas mudanças irão afetá-las pessoalmente.

Avalie os níveis de conhecimento do seu projeto usando o Prosci ADKAR Model apresentado na ação número 4.

RESUMO

“Estamos introduzindo mudanças e gerenciando o projeto, por isso não estamos fazendo gestão de mudanças

  • Apenas porque você está introduzindo uma mudança não significa que você está controlando o lado humano dela. A gestão de mudanças é uma abordagem sistemática para acelerar a adoção e mitigar a resistência.
  • Gestão de mudanças é o processo, ferramentas e técnicas para gerenciar o lado humano da mudança. É um processo de gestão comprovado para liderar as pessoas através da mudança.
  • Existem cinco “alavancas” que você pode usar para incentivar uma mudança eficaz – patrocínio, comunicação, coaching, treinamento e gestão da resistência. Estas são as ferramentas de gestão de mudanças organizacional. A gestão efetiva de mudanças usa todas essas ferramentas na combinação certa para alcançar o resultado desejado.
  • Da mesma forma que você tem ferramentas para gerenciar o lado do projeto – acompanhamento de problemas, documentação, estruturas analíticas de projeto, processos de desenho – existem ferramentas específicas que podem ser usadas para incentivar a adoção, mitigar a resistência e gerenciar mudanças.

Lembre-se! Quando você pede a um líder ou equipe de projeto para aplicar a gestão de mudanças, você está pedindo que eles façam uma mudança em como eles realizam seus trabalhos (o mesmo é verdadeiro quando pedir a líderes seniores para serem patrocinadores de mudança ou supervisores para serem coaches de mudança). O modelo ADKAR pode ser aplicado para entender os principais blocos de construção para que os indivíduos façam com que a mudança seja bem-sucedida.

  • Consciência da necessidade de aplicar processos e princípios de gestão de mudanças
  • Desejo de participar e apoiar a aplicação da gestão de mudanças
  • Conhecimento sobre como cumprir o meu papel na gestão de mudanças
  • Habilidade para implementar as competências e comportamentos do meu papel na gestão de mudanças
  • Reforço® para sustentar o uso da gestão de mudanças

As equipes de projeto são uma fonte importante de informações relacionadas aos detalhes da mudança e serão parceiros cruciais nos esforços para integrar as atividades de gestão de mudanças e gestão de projetos. Compreender os mitos e objeções mais comuns sobre a gestão de mudanças ajudará você a facilitar a mudança individual e “aplicar a gestão de mudanças” com seus líderes de projeto e membros da equipe.

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